Vergaderingen, brieven opstellen, afspraken tussendoor, focussen op een Excelbestand en dan ook nog je mailbox bijhouden. En juist in die mailbox blijven de e-mails maar binnenstromen, de vele rode vlaggetjes lijkt ondertussen wel één grote rode lap geworden als dat voor een stier gehouden wordt. Stress?
Gemiddeld spenderen we 28% van de werkdag aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Hoe vol is jouw inbox? Hoe meer mails je ontvangt, hoe meer je het gevoel kan krijgen dat je het overzicht verliest. Het geeft onrust, verminderde concentratie etc.
Hoe houd je de focus op je werk in plaats van jouw inbox?
We geven je wat tips:
- Zorg dat je jouw inbox met regelmaat verwerkt / opschoont;
- Stuur geen onnodige chat-achtige berichten met; ‘dank je wel’etc.;
- Zorg dat je een mail maar één keer leest, en pas de 3 minuten regel toe:
- Indien de mail na het lezen weg kan: meteen dumpen!;
- Indien de mail een actie van je vraagt: Is het een actie die je binnen 3 minuten kunt afronden: meteen doen!;
- Indien de actie meer tijd vraagt: sleep de mail naar een speciaal aangemaakte folder Actie die je regelmatig doorwerkt. Neem de betreffende actie eventueel op in je takenlijst;
- Indien je mail informatie bevat die je later nodig hebt: archiveer de mail;
- gebruik niet altijd de reply-all knop als het niet nodig is;
- begin niet de dag met het lezen van je e-mails, anders bepaalt de inhoud daarvan je dag en kom je niet aan taken die je voor jezelf had bedacht;
- komen er vaak simpele vragen van collega’s? Maak een soort ‘hotelboek’ waar veel antwoorden in staan. Is even wat werk, maar eenmaal zo’n handig boek en je hebt er profijt van;
- mail sturen ‘ter informatie’ en heb je hier niet per se een antwoord op nodig? Zet er dan bij; ‘Op deze mail verwacht ik geen antwoord’;
- en, een hele belangrijke: Bellen is sneller en persoonlijker! Bovendien voorkomt het misverstanden.
Heb jij nog handige tips over e-mail gebruik die voor jou echt werken? Mail naar marketing@assistant2.nl.