Wie is Marloes?
Ik ben iemand die behulpzaam is, klaarstaat voor iedereen en graag zorgt voor anderen. Dat is ook de reden waarom ik veel vrijwilligerswerk doe. Ik ben sociaal, graag onder de mensen. Stilzitten is niets voor mij, ik ben een actieve doener vol energie. ‘Er is even niets te doen’ komt niet voor in mijn hoofd. Ik ben een doorzetter en geef niet op: als ik ergens aan begin, maak ik het af. Ik kan moeilijk nee zeggen als iemand mijn hulp vraagt en dat kan soms uitdagend zijn want dat maakt het nog drukker. Gelukkig weet ik daar uiteindelijk altijd wel weer goed uit te komen.
Ik ben netjes en opgeruimd, mijn huis is dan ook altijd ‘spic en span’ zoals mijn oma vroeger zei. Een passie is wel het organiseren van dingen, denk aan vakanties die ik tot in de puntjes regel maar ook verjaardagsfeesten of zelfs het dorpsfeest waar ik in de organisatie zit. Conflicten en ruzies vind ik lastig, dus probeer ik ze te vermijden of met humor op te lossen. Mijn kids vinden mij een stoere ‘chick’, de buren zeggen dat trouwens ook, omdat ik gerust in één keer naar Oostenrijk of Spanje rijd.
Wat wil Marloes bereiken?
Hoewel ik de laatste jaren meer als Facility Manager heb gewerkt, kijk ik nu voornamelijk naar Executive Assistant en andere ondersteunende functies op management-niveau. Office Manager komt als goede tweede.
Ik wil weer graag ‘mijn oude liefde’ oppakken en mij daarin nog verder ontwikkelen. Een fijne werkplek is voor mij erg belangrijk en dat is een plek waar ik gerespecteerd en gezien word en waar ik mijzelf mag zijn. Ik wil graag mee kunnen denken en mijn eigen verantwoordelijkheden hebben. Een veilige en positieve werksfeer met een goede band met collega’s is een must, maar daar ga ik zelf een bijdrage aan leveren.
Ik heb altijd een zeer goede band met mijn leidinggevenden gehad; dit is voor mij essentieel om op een prettige en constructieve manier te kunnen werken. Met al het eerder genoemde aanwezig, zie ik mij over een aantal jaar nog bij dezelfde werkgever, omdat ik graag iets fundamenteels wil opbouwen en geen jobhopper ben.
Wat is je motivatie om te werken als Executive Ondersteuner?
Zaken achter de schermen regelen zodat mijn manager zijn of haar werk optimaal kan uitvoeren, doe ik met plezier en succes. Collega’s helpen en ontzorgen zit in mijn aard; ik ben hierin opgeleid en heb hier veel ervaring mee. Ik ben graag de SPIN IN HET WEB en de regisseur van het kantoor: een betrouwbaar aanspreekpunt en een steun waar nodig.
Waarom wil Marloes juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
Wat mij aanspreekt aan Management Support Assistant2 is de persoonlijke aanpak: ze kijken echt naar wie je bent en welke plek bij je past, niet alleen naar je CV. Dat geeft een fijn gevoel van serieus genomen worden. Ik vind het ook prettig dat er ruimte is om te groeien en dat ze betrokken blijven bij de mensen die ze plaatsen. De positieve en doorpakkende mentaliteit van Assistant2 maakt het bovendien een motiverend bedrijf om mee samen te werken.
Wat doet Marloes in haar vrije tijd?
Ik ben alleenstaande mama van 2 pubers met veel vrienden en dat is al een hobby en passie op zich. Verder sport ik veel, ben graag bij vrienden en familie en doe veel vrijwilligerswerk. Daarnaast is het organiseren van reizen of events is ook echt een hobby.
Marloes is beschikbaar als sparringpartner, spin in het web, regisseur achter de schermen, strategische rechterhand van het management, organisatorisch talent, verbindende motor, bewaker van overzicht en prioriteit.
Wat is Marloes haar droombedrijf? Ik heb geen specifiek droombedrijf; voor mij zijn de inhoud van de functie, de bedrijfscultuur en de klik met het leiderschap bepalend.
Wat is Marloes haar functiedoelstelling? Mijn functiedoelstelling is het bieden van hoogwaardige, betrouwbare en efficiënte ondersteuning aan senior management, waarbij ik structuur, overzicht en operationele continuïteit waarborg binnen een dynamische (internationale) organisatie.
Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit CV gewijzigd.
Profiel
Opleidingen, trainingen & workshops
Opleidingen
1999 Directie Secretaresse Schoevers Diploma
1998 Havo Amsterdam Diploma
Trainingen/Workshops
2025 Basiscursus BHV
2024 Hoofd BHV
2011 Time Management
2011 Effective Communicating
2009 Dealing with difficult people
2003 SEPR voor het reisbureau
2000 Frontpage 2000 Basis
1997 Microshare Windows: word, excel, ppt
1996 Duits II
1991 MIS Systems Training
1991 Quality Improvement System
Vaardigheden
Computervaardigheid
- AribaConcur
- Excel
- Lotus Notes
- Microsoft Outlook 365
- OneDrive
- PowerPoint
- SAP
- SharePoint
- Teams
- WeTransfer
- Windows365
- Word
Social media
- ChatGPT
- Snapchat
- TikTok
Talenkennis
Nederlands: Goed (getest, 3 fout van 15)
Engels: Goed (getest, 3 fout van 15)
Werkervaring
Werkgevers en uitgevoerde werkzaamheden/taken:
15 oktober 2001 – heden
Werkgever: Lifestyle bedrijf, regio Noordwest Nederland
Functie: Executive Assistant / Facility Manager / Office Manager
Werkzaamheden:
Executive Support / Secretariële Taken
- Beheren van complexe agenda’s en vergaderingen voor senior management en EC
- Voorbereiden van documentatie, rapportages en presentaties
- Behandelen van binnenkomende communicatie via post of mailbox
- Faciliteren van duidelijke communicatie tussen afdelingen, management en externe stakeholders
- Assisteren bij managementvergaderingen en opvolging
Facility & Office Management
- Aansturen van het office team en externe service teams
- Toezicht houden op dagelijkse kantooractiviteiten op de 2 hoofdkantoren (11.000 m²)
- Coördineren van gebouw- en werkplekontwikkelingen, inclusief onderhoudsplanning en kantoorresources
- Optimaliseren van werkplekken en kantoorruimte
Evenementen & Initiatieven
- Organiseren van DE&I- en social company events, inclusief Summer events
- Opzetten en coördineren van taskforce DE&I + Social committee
- Ondersteunen bij project gerelateerde executive meetings
Facilitaire & Operationele Verantwoordelijkheden
- Leveranciers- en contractmanagement, inclusief opstellen SLA’s en Purchase Orders
- Inkoopactiviteiten en budgettering / kostenoptimalisatie
- Wagenparkbeheer en naleving van car policy
- Ondersteunen Arbo-, Veiligheid- en BHV-organisatie
- Opzetten BHV-organisatie, aanstellen BHV-team en managementrapportages verzorgen
Projectmanagement & Implementaties
- Coördinatie van kantoorherinrichtingen en verhuizingen (o.a. Schiphol en Brussel)
- Implementatie van Mapiq voor werkplekreserveringen (€150K)
- Ondersteunen HR/management bij Covid-19 herstart in 4 kantoren
- Beheer van juridische documenten en opzetten legal files voor alle BV’s
Juridische en compliance taken
- Opzetten en bijhouden juridische dossiers van statuten, resoluties, volmachten en aandeelhoudersregisters
- Verzorgen van KvK-administratie zoals inschrijvingen en updates
- Assisteren bij fusies en reorganisaties m.b.t. documentatie, communicatie, en opvolging van deadlines
- Fungeren als aanspreekpunt voor juridische zaken en compliance-gerelateerde vragen
- Beheren van verzekeringen, doen van aangiftes/schademeldingen en indien nodig aanpassingen doorvoeren
Voertaal: Engels
Software programma’s: Ariba, Concur, Excel, Lotus Notes, Microsoft Outlook, OneDrive, PowerPoint, SAP, SharePoint, Teams, WeTransfer, Windows365
April 2001 – 15 oktober 2001
Werkgever: Reisorganisatie, in het buitenland
Functie: Hostess/Representative
Werkzaamheden:
- Verwelkomen, begeleiden en ondersteunen van alle gasten van aankomst tot vertrek.
- Samenwerken met partnerhotels, resorts, appartementen complexen, transportdiensten en luchthavenpersoneel voor soepele check-ins, transfers en reiservaringen.
- Professioneel en snel afhandelen van vragen, zorgen en klachten, met passende oplossingen en behoud van gasttevredenheid.
- Ondersteunen van gasten bij veiligheids- en welzijnszaken en waarborgen van naleving van bedrijfs- en lokale veiligheidsprocedures.
Voertaal: Engels en Duits
Oktober 1999 – 20 april 2001
Werkgever: Reclamebureau, regio Noordwest Nederland
Functie: Executive Secretary Board of Directors, Supervisory Board en MT / Office Manager
Werkzaamheden:
- High-level ondersteuning bieden aan Raad van Bestuur (RvB), Managing Director (MD) en Financial Director (FD), inclusief proactief agendabeheer, coördinatie van mailboxen, correspondentie en dagelijkse afstemming.
- Plannen, voorbereiden en assisteren van de RvB/MT-vergaderingen: dicteren, verslagen opstellen, rapportages delen en actiepunten opvolgen.
- Verzorgen van duidelijke en tijdige communicatie voor RvB- en MT-leden.
- Creëren van presentaties en uitvoeren van vertalingen van belangrijke documenten (NL–EN / EN–NL).
- Reizen organiseren en overzicht houden op reiskosten en onkosten.
- Organiseren interne en externe RvB en MT bijeenkomsten, inclusief locatie, catering en logistiek.
- Coördineren algemene kantoorbeheer: receptiediensten, inkomende post, verlofplanning, adressendatabases en algemene administratieve taken.
- Beheren HR-gerelateerde zaken, waaronder coördineren van sollicitaties, bijhouden van vakantiedagen en overuren, verwerken van ziekmeldingen en verzorgen van in- en uitdiensttreding.
- Ontvangen en begeleiden bezoekers, zorgen voor een veilige, professionele en gastvrije omgeving.
- Organiseren van bedrijfsevenementen, kerstfeesten en Sinterklaasvieringen.
- Aanspreekpunt voor kantoorartikelen, briefpapier, visitekaartjes, creditcards en interieurdecoratie.
Voertaal: Nederlands en Engel
Andere werkgevers:
- Media- communicatie bedrijf (3 jaar) Executive Secretary Board/Office Manager
- televisie- datadienst organisatie (3,5 jaar) Executive Secretary CEO en CFO
- Staalproducent(4 jaar) Senior Secretary Manager Engineering
- Groothandel informatie- en communicatieapparatuur (3 jaar) Secretary Manager Marketing/Training
Referentie
Op verzoek
