Vergaderen we minder? Nee, helaas is dat niet het geval. Het aantal vergaderingen neemt zelfs weer toe ondanks de goede voornemens om ‘minder te vergaderen’. Maar zijn die vergaderingen wel echt zinvol en effectief?
Het zijn vaak verplichte vergaderpunten die op de agenda staan. Bedenk vooraf of dit wel nodig is om te bespreken? Belangrijk is om als management de regie op de agenda te houden, welke agendapunten zijn echt zinvol en behoeven nu een besluit? Want tijd is tenslotte schaars en kost bovendien geld.
In de vergadering zelf zijn er ook de nodige valkuilen voor een goed gesprek. De maker van een notitie wordt vaak bedolven onder een lawine aan vragen. Iedereen wil laten blijken dat ze het stuk gelezen hebben, of dat ze ook wat over het onderwerp af weten. Gevolg is dat er snel een uur verstreken is omdat iedereen er iets over wil zeggen.
Vragen in vergaderingen zouden moeten leiden tot nieuwe inzichten. Humble inquiry, geïntroduceerd door Edgar Schein (grondlegger organisatiecultuur), is zo’n andere manier van vragen stellen waarbij je het antwoord nog niet weet, vanuit oprechte nieuwsgierigheid. Bijvoorbeeld: ‘Wat was je grootste dilemma bij dit voorstel’. Grote kans dat er een totaal ander gesprek ontstaat met zulke vragen.