Wie is Sylvia?
Ik ben een actief persoon, kan eigenlijk niet stilzitten, wat ook wel eens vermoeiend is voor mijn omgeving als ook voor mezelf. Ik wil wel eens gewoon kunnen zitten maar dan gaat er van alles door mijn hoofd of zie ik iets wat ik dan weer moet doen. Wat ik van mezelf vind is dat ik een heel sociaal persoon ben. Ik ben begaan met andere mensen en sta altijd klaar voor anderen, waarvoor ik dan ook weer moet oppassen dat ik uiteindelijk niet achter mezelf aanloop. Mijn kinderen komen altijd op de 1e plaats, ben ik dan ook wel druk mee. Maar zeg altijd dat het minder druk is dan vroeger-druk op een andere manier (ze zijn ouder). Ik houd van aanpakken en niet aanstelleritis; met niets doen gebeurt er ook niets. Ik ben vooral van ‘de handen uit de mouwen/ en “doorrrr”. Ik wil de dingen positief zien en probeer mezelf wijs te maken dat er voor elk ‘probleem’ (meer ‘uitdaging’) een oplossing is. Ik kan mij dan ook echt in dingen vastbijten om iets te bereiken. Ik sta zelf niet zo graag op de voorgrond maar ik vind het geweldig om dingen te regelen en mee te denken; denk aan bijeenkomsten, feestjes, maar ook oplossingen bedenken. Ik wil altijd eerst iets gedaan hebben of uitgeplozen hebben voordat ik zeker weet dat het niet haalbaar is of dat het niet zal lukken. Op naar een volgende mogelijke oplossing/idee. Ik ben wel een verbinder, houd niet van conflicten. Een echt ‘ontzorger’. Zelfspot heb ik ook wel en soms een humor waarvan ik denk dat niet iedereen die begrijpt…
Wat wil Sylvia bereiken?
Office manager/management Ondersteuner – Ik wil een functie waar ik gewaardeerd word, waar ik kan meedenken en waar ik redelijk vrij word gelaten. Vaak wordt er te gemakkelijk gedacht over een secretaresse/office manager/ of assistent en die worden dan wel eens vergeten. Ik wil een functie waar ik zaken kan regelen voor een afdeling, en notuleren kan maar hoeft niet perse. Ik pak graag van alles aan en leer graag nieuwe dingen dus uiteindelijk wil ik een eigen ‘toko’tje’ op een afdeling waar ik mijn eigen weg in kan vinden. Korte lijnen, weinig hiërarchie, humor, openheid, maar ook met het team de schouders eronder. Een sociaal werkgebied, creatief, open-minded, maatschappelijk, ondernemend. Mijn ambities zijn om vooral een fijne werkomgeving te hebben met hele leuke collega’s, een omgeving die in mijn interessegebied ligt zodat het werk interessant en leuk is en blijft voor mij. Over 5 jaar weet ik echt niet waar ik ben. Ik wil wel meer tijd aan mijn creativiteit gaan besteden en hoop tegen die tijd daar goed mee bezig te zijn, werken op een buiten patio of een werkplek met veel licht en glas. Ik wil veel leuke dingen (blijven) doen.
Wat is je motivatie om te werken als Office Manager/Management Assistant?
Eigenlijk wat ik boven al heb geschreven. Ik ben ook graag in contact met andere mensen. Het is waar ik goed in ben en nu is het tijd voor mij om daarin iets te zoeken wat ook in mijn interessegebied ligt. Dan heb ik eigenlijk 2 in 1: en een baan waar ik goed in ben in iets wat mij aantrekt.
Waarom wil Sylvia juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
Het feit dat Assistant2 daadwerkelijk de Partners zoekt die bij de persoon passen – en vice versa – i.p.v. te kijken naar wat op de CV staat, trekt mij heel erg aan. Ik vond de interesse die A2 toonde en de tijd die zij namen om meer over mij als persoon te weten te komen een hele fijne binnenkomer. Hierdoor kreeg ik het gevoel serieus te worden genomen. Tevens dat er mogelijkheden zijn je te ontwikkelen en op de hoogte te blijven via de workshops is zeker fijn en belangrijk. Assistant2 toont interesse in de mensen die zij naar buiten sturen. Ik voel veel overeenkomsten in A2’s gedachtegang en hun manier van werken.
Wat doet Sylvia in haar vrije tijd?
Ik ben vooral graag buiten, wandelen met de hond ongeacht het weer, maar ik ben natuurlijk ook creatief (daar heeft dat ‘oplossend’ denken waarschijnlijk ook iets mee van doen), (be)schilderen zowel op groot doek als muren enz. Objecten maken, boek lezen als ik daar de rust voor vind, sporten (sportschool, spinnen, boksen zwemmen), muziek kijken.
Sylvia is beschikbaar als Spin in het web, Ontzorger, Alleskunner.
Wat is Sylvia haar droombedrijf? Een bedrijf met korte lijnen, plat, transparant dat iets voor de maatschappij doet.
Wat is Sylvia haar functiedoelstelling? Ik wil collega’s ontzorgen zodat zij hun werk kunnen doen en ik de andere zaken. En ik wil leuke mensen/collega’s om mij heen die hun schouders er onder zetten – net als ik – maar ook in zijn voor humor. Ik zoek een goede, open werkomgeving waar ik mij goed voel.
Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit CV gewijzigd.
Profiel
Opleidingen, trainingen & workshops
Opleidingen
2011 – 2012 Scheidegger, Rotterdam, MBO4 DS. Diploma behaald
1993 – 1994 Mercurius, Capelle aan den IJssel. Middenstandsdiploma
1990 – 1992 Fashion Institute of Design & Merchandising, Los Angeles, Californië, Amerika. Associate of Arts Degree in Visual Presentation and Space Design. Diploma behaald
1988 – 1990 Kunstacademie Utrecht, Mode & Styling. Geen diploma*
1981 – 1988 Emmaus College, Rotterdam, VWO. Diploma behaald
*Ik ben eerder gestopt omdat ik niet het gevoel had dat het was wat ik zocht op dat moment. Ik wilde meer de styling in ipv mode maken.
Trainingen/Workshops
2024 Verschillenden workshops op de Erasmus Universiteit die te maken hebben met zelfontwikkeling en zelfreflectie. (o.a. Vision workshop)
2023 Notuleercursus notuleren op laptop. Certificaat
2022 Theater workshop EUR “Nee!” zeggen
2014 – 2016 Cursus Spaans Vavo Rijnmondcollege, Mavo.
Vaardigheden
Computervaardigheid
Windows, Outlook, Syntess Prisma, Corsa, SharePoint (microsoft365)
Social Media kennis: FB, LinkedIn.
Talenkennis
Nederlands: uitstekend (getest, 1 fout van 15)
Engels: goed (getest, 3 fout van 15)
Werkervaring
Werkervaring
November 2018 – heden
Functie: Assistant van de Algemene Bestuursdienst
Werkgever: Onderwijs- onderzoeksinstelling, regio Rotterdam
Werkzaamheden:
Complex agendabeheer van de afdelingsdirecteur en- managers: ik maak afspraken met/voor andere directeuren, managers, leden van het CvB, of decanen, zowel intern als extern (accountants). Maar ook maak ik afspraken voor collega’s met meerdere mensen, bijhouden van verschillende mailboxen: office mailbox van het secretariaat, corporate mailbox (dit is de algemene mailbox van de concern controllers),dienstraad mailbox, regelen van bijeenkomsten, waarbij ook de zalen intern en extern worden geregeld en de catering besteld, bestellen kantoorartikelen, hardware en mobiele telefoons, meubilair, sleutels, boeken, HR-taken: o.a. ziek -en betermeldingen, gastovereenkomsten regelen, het verwerken van een nieuw contract of het verlengen van een contract en andere mutaties van persoonlijke gegevens, sollicitaties via Ubeoo; via het systeem wijs ik mensen af of regel ik afspraken voor een sollicitatiegesprek, zaken voor student assistenten regelen: GVO, uren controleren en bijhouden, Eurflex, zorgen dat voor een nieuwe werknemer alles is geregeld: hierbij zorg ik voor de laptop, sleutel, druppel, mobiele telefoon, processen bijhouden, contractbeheer: hierbij worden contracten boven een bepaald bedrag opgesteld in het systeem en verstuurd naar inkoop, aanspreekpunt voor de andere afdelingen waarbij ik veel contact heb met andere secretaresses en een goed netwerk heb opgebouwd, feestcommissie, dienstraad.
Systemen: Valid Sign, Corsa, Access@Eur, Ubeoo, ESS-portal, Windows, Microsoft365
Voertaal: Nederlands
November 2014 – oktober 2018
Functie: Managementassistente/directiesecretaresse
Werkgever: Architectenbureau, regio Rotterdam
Werkzaamheden:
Ondersteunen directie en management, aanspreekpunt personeel, uren directie verwerken, notuleren, agendabeheer en afspraken maken/bijhouden, mail doornemen, bespreken en eventueel opvolgen, contacten opdrachtgevers onderhouden, organiseren van bedrijfsuitjes, inkoop kantoorartikelen, klanten ontvangen en voorzien van koffie, thee en/of lunch, kadaster gegevens opzoeken, zelf locaties opzoeken en hierbij de kadastergegevens opzoeken.
Systemen: Windows
Voertaal: Nederlands
Augustus 2014
Functie: Medewerkster Financiële administratie
Werkgever: Zorginstelling, regio Rotterdam
Werkzaamheden:
Ondersteunen financiële administratie en mutaties in- en doorvoeren
Voertaal: Nederlands
Februari 2014 – juli 2014
Functie: Managementassistente van de regio- en transitiemanager
Werkgever: Wooncorporatie, regio Rotterdam
Werkzaamheden:
Complex agendabeheer, afspraken maken, vergaderingen notuleren/uitwerken, klanten en relaties bellen en aanschrijven indien nodig, werken met het data-klantensysteem.
Voertaal: Nederlands
Mei 2013 – november 2013
Functie: Vakgroep secretaresse
Werkgever: Bouwvereniging, regio Randstad
Werkzaamheden:
Correspondentie en de administratie, tevens ging ik mee naar georganiseerde evenementen als gastvrouw.
Voertaal: Nederlands
Oktober 2007 – januari 2013
Functie: Operationeel secretaresse
Werkgever: Organisatie in beveiliging, regio Rotterdam
Werkzaamheden:
Opstellen wekelijkse rapportage met cijfers voor het MT in opdracht van de operationeel manager, ondersteuning van en maken van rapportages voor de coördinatoren van andere afdelingen zoals projectbureau en servicedesk, agenda’s beheren, regelen van vergaderingen, notuleren en uitwerken hiervan, projectadministratie van begin tot eind (maandafsluiting), organiseren van bedrijfsuitjes, boeken van hotels (monteurs, projectleiders), projectmatige taken als digitalisering van binnengekomen opdrachten en digitalisering van het papieren archief met 1000-en dossiers, CRM systeem up-to-date houden, aannemen van de telefoon van klanten, bijhouden van verlof- en ziekteverlofaanvragen (lijsten), coördinator operationele secretariaat
Systemen: Gebruik van Syntess Prisma programma
Voertaal: Nederlands
Mei 2000 – oktober 2007
Functie: Operationeel secretaresse
Werkgever: Softwarebedrijf, regio Rotterdam
Werkzaamheden:
Verzorgen maandafsluiting, inkoop van kantoorartikelen, agenda’s beheren, CRM up-to-date houden, notuleren, ondersteuning van het projectbureau, vergaderingen organiseren en notuleren, brieven schrijven en nakijken voordat deze werden verstuurd, weekstaten invoeren, agendabeheer van de manager
Systemen: Gebruik van Syntess Prisma programma
Voertaal: Nederlands
1998 – 1999
Functie: Administratief medewerkster
Werkgever: Offshore bedrijf, regio Rotterdam
Werkzaamheden:
Het invoeren van weekstaten van de baggeraars die op locatie (nationaal en internationaal) waren, informatie aanleveren of ontvangen via de fax, archiveren
Regelen van materialen die ze nodig hadden on site en die verscheept moesten worden naar de andere kant van de wereld
1998 en daarvoor:
– etaleerafdeling kledingwinkel, regio Den Haag
– Freelance stylist
– Verschillende vakantiebanen: schoffelen bij de gemeente, boekengroothandel (leerpakketten scholen klaarzetten), schoonmaken kantoren en tegelijkertijd in een pillenfabriek.
Referenties:
op verzoek
