PASSAGIER of EIGENAAR op de kantoorvloer?
De tijd van ‘u vraagt, wij draaien’ ligt ver achter ons. Als Assistant en Ondersteuner van NU, ben jij de spil waar de organisatie om draait, maar claim je ook de regie over die rol? Eigenaarschap gaat over het verschil tussen een taak uitvoeren en een resultaat neerzetten. Het is tijd als Management Ondersteuner om de touwtjes steviger in handen te nemen en te laten zien dat jij de regisseur bent van de kantoorchaos. Maar hoe doe je dat en in hoeverre ben jij daadwerkelijk (eind)verantwoordelijk voor jouw werkzaamheden?
Eigenaarschap “claimen” klinkt misschien brutaal, maar voor een Management Ondersteuner is het juist de ultieme vorm van ontzorgen. Het gaat erom dat je van de achterbank naar de bestuurdersstoel verhuist. Het past in deze tijd met een sterk veranderende rol van de Ondersteuner (AI, managers die anders werken!) en maakt je werk veel leuker! Immers je ziet het eindresultaat van ‘jouw handelen’.
We geven je graag 5 praktische tips die je direct kunt toepassen:
1. Vervang “Wat moet ik doen?” door “Dit is mijn plan”
Wacht niet op een takenlijstje. Als er een project binnenkomt (zoals een event of een kwartaaloverleg), ga dan niet naar je leidinggevende voor instructies. Maak zelf een eerste opzet en zeg: “Ik heb over het overleg nagedacht. Ik stel voor dat we Locatie X boeken en de agenda zó insteken. Vind je dat een goed plan, of zie je nog verbeterpunten?”
Resultaat: Jij bepaalt het kader, je manager hoeft alleen maar ‘ja’ te knikken. Hij blij, jij blij 😊.
2. Word de ‘Solution Provider’ (niet de Problem Bringer)
Iedereen kan een probleem signaleren (“De catering is vergeten de lunch te bevestigen!”). De echte ‘owner’ komt direct met de oplossing: “De catering klopte niet, maar ik heb ze al gebeld en ze komen nu een kwartier eerder met een alternatief. Is dat akkoord?”
Resultaat: Je manager ervaart geen stress, want het probleem was al opgelost voordat ze ervan hoorden.
3. Claim de “Nee” (met een alternatief)
Eigenaarschap betekent ook grenzen bewaken. Als je overvraagd wordt, zeg dan niet simpelweg “ik heb het te druk”, maar neem regie over je prioriteiten: “Ik zie dat dit prioriteit heeft. Om dit vandaag goed op te pakken, schuif ik het verslag van gisteren naar morgenochtend. Past dat in de planning?”
Resultaat: Je laat zien dat je de regie hebt over je eigen output en kwaliteit.
Onze training Time Management; De Tijd de Baas is overigens ook een hele handige training die op tip 3 ‘Claim de Nee’ in gaat. Donderdag 9 april organiseren wij deze training en je kunt je hiervoor nog aanmelden.
4. Denk drie stappen vooruit (De Schaakmat-methode)
Eigenaarschap zit in de details. Moet je een afspraak inplannen met een externe partner? Stuur niet alleen de uitnodiging, maar: Check direct de reistijd voor je manager. Stuur de laatste stukken van de vorige meeting mee als bijlage. Reserveer alvast een parkeerplek, etc. etc.
Resultaat: Je bent niet alleen de planner, maar de strategisch partner die het hele proces beheert.
5. Durf ‘Fouten-Eigenaar’ te zijn
Niets straalt zoveel zelfvertrouwen en eigenaarschap uit als een fout ruiterlijk toegeven: “Mijn excuses, ik heb de verkeerde link gestuurd. Hier is de juiste, ik heb de andere direct verwijderd.” En voor de toekomst pak ik het anders aan zodat dit niet nog een keer fout kan gaan.
Resultaat: Je bouwt enorm veel vertrouwen op. Men weet: als er iets misgaat, jij lost het op.
Recent stond in het FD Persoonlijk ook een interessant artikel over ‘Eigenaarschap: Nieuwe heilige graal?’
