Wie is Emma?
Ik ben iemand die veel waarde hecht aan gezelligheid en verbinding en die graag naar het positieve in het leven kijkt. Zorgzaam, betrokken en bied graag een luisterend oor aan iedereen die dit nodig heeft. Tegenslagen probeer ik met humor te benaderen en ik zie situaties liever als uitdagingen dan als problemen. Meestal blijf ik rustig en stressbestendig en ik wil anderen niet snel tot last zijn met mijn eigen zorgen. Een duidelijke mening heb ik wel en ga een goed gesprek niet uit de weg; met goede argumenten probeer ik anderen te overtuigen.
Wat wil Emma bereiken?
Ik voel mij sterk aangetrokken tot ondersteunende functies waarin ik ervoor kan zorgen dat managers en teamleden zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Ik zie mijn rol als ‘ontzorger’ op het gebied van onder andere agendabeheer, reizen, vergaderingen, orderafhandeling, contractmanagement en declaraties. Kortom: alle werkzaamheden die essentieel zijn voor een soepele organisatie, maar niet direct tot de primaire verantwoordelijkheden van een manager behoren. Dit type werk geeft mij veel voldoening en ik zou dit idealiter tot aan mijn pensioen willen blijven doen.
Wat is je motivatie om te werken als Management Ondersteuner?
De functie van Management Ondersteuner spreekt mij aan omdat je dicht bij de organisatie staat. Je hebt zicht op wat er speelt binnen een bedrijf of afdeling en kunt hier samen met het team proactief op inspelen. Vanuit een ondersteunende rol lever je een concrete bijdrage aan het succesvol functioneren en floreren van een team. In de afgelopen (bijna) zes jaar ben ik werkzaam geweest bij mijn voorgaande werkgever. Deze periode heb ik als zeer prettig ervaren. Door een strategische koerswijziging van het management zal onder andere de vestiging in Leiden sluiten. Het team waarmee ik heb samengewerkt voelde voor mij als een hechte en betrokken werkomgeving. Er werd hard gewerkt, maar er was ook altijd aandacht voor elkaar en de bereidheid om een extra stap te zetten.
Waarom wil Emma juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
Ik zie regelmatig vacatures en oproepen van Assistant2 voor Management Ondersteuners en andere supportfuncties. De inhoud van deze functies sluit vaak goed aan bij mijn ervaring en competenties. Ik ben op zoek naar een (bij voorkeur vaste) functie waarin ik mijn kennis en vaardigheden kan inzetten om teams effectief te ondersteunen en bij te dragen aan een goed georganiseerde en professionele werkomgeving.
Wat doet Emma in haar vrije tijd?
In mijn vrije tijd ga ik graag uit eten en bezoek ik met plezier de sportactiviteiten van onze kinderen. Reizen vind ik heerlijk – de volgende vakantie staat alweer gepland. Hoewel ik niet echt het sportieve type ben, probeer ik wel regelmatig naar de sportschool te gaan om gezond en fit te blijven, zowel lichamelijk als geestelijk. Thuis ontspan ik door met de hond te wandelen, te lezen, tv te kijken, muziek te luisteren, gezelschapsspellen te spelen of gewoon lekker in de tuin te zijn. Muziek en boeken geven me rust, terwijl ik juist veel energie haal uit het samenzijn met de mensen om mij heen.
Emma is beschikbaar als Management Assistant, ‘Make it Happener’, Spin in het web.
Wat is Emma haar functie doelstelling? Ik houd van een ‘platte’ organisatie waarin de directeur net zo makkelijk aanschuift bij de lunch of koffie als de secretaresse. Omdat ik al zo’n beetje mijn hele carrière gewerkt heb bij een Biotech/Farmaceutisch bedrijf heeft dit mijn voorkeur maar ik ben ook geïnteresseerd in bedrijven die zich bezighouden met (productie, marketing of verkoop van) herkenbare producten. Ik werk graag in een internationale omgeving.
Wat is Emma haar droombedrijf? Het ondersteunen van managers/teams zodat zij zich kunnen focussen op de bedrijfsdoelstellingen zonder zich te hoeven bezighouden met randzaken. Ik houd ervan mensen te helpen of taken uit handen te nemen. Ik leg makkelijk verbanden en dat helpt bij het creëren van overzicht of het vooruit kijken en plannen.
Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit CV gewijzigd.
Profiel
Opleidingen, trainingen & workshops
Opleidingen
1986 Directiesecretaresse Instituut Schoevers Diploma
1985 Afdelingssecretaresse Instituut Schoevers Diploma
1983 MAVO4 St Jozef Mavo Diploma
Trainingen/Workshops
2024 Insights (kleurvoorkeur van verschillende type mensen)
1993 Intercultural communication (hoe om te gaan met mensen uit andere culturen)
1992 Train your brain (o.a. snellezen)
1986 Notuleren (European Association of Secretarial Training Colleges)
1984 Instituut Maaskant; Tussenjaar – gevolgde vakken: Receptioniste, Steno Nederlands, Engels HAVO, Caligrafie
Vaardigheden
Computervaardigheden
Microsoft office 365 pakket (Teams, Word, PowerPoint, Excel (basic), Outlook, alsmede SharePoint, Purchase to pay en SAP.
Ik heb een profiel op Facebook, LinkedIn, Instagram en Polarsteps maar ben hier niet erg actief op.
Talenkennis
Nederlands: goed, moedertaal
Engels: goed
Werkervaring
Werkervaring
1 juli 2020 – heden
Functie: Management Assistant to Global Commercial and Corporate Communications
Werkgever: Biotech bedrijf in regio Den Haag
Werkzaamheden/Taken:
Behandelen van e-mail verkeer, verwerken van correspondentie, (complex) agendabeheer in Outlook, ontvangst bezoekers, boeken en organiseren van reizen (hotels, visa, vluchten, meeting rooms, contact met relaties v.w.b. afspraken ter plaatse, etc.), opstellen van inkooporders (SAP), maandelijks budgetbesprekingen met team en Corporate Finance, opstellen van benodigde contracten met (nieuwe) leveranciers of tijdelijke werknemers benodigd voor het aanmaken van Purchase orders, contact met artsen of organisaties voor het doen van klinisch onderzoek inclusief het opstellen van hiervoor benodigde contracten.
- Provided high-level administrative support, including complex calendar management and coordination of internal and external meetings.
- Managed financial and vendor processes, including contract preparation and budget management via SAP.
- Coordinated travel arrangements, expense claims, and onboarding for new hires.
- Played a pivotal role as a Business Expert User (BEU), responsible for contract management, smooth onboarding processes, and vendor engagement.
- Received top appraisal scores, marking exceptional performance as a trusted assistant.
Software: Microsoft Office 365: Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint, SAP, BCD Travel booking tool
Voertaal: Engels
Reden vertrek: Reorganisatie
1 april 2019 – Juni 2020
Functie: Management Assistant
Werkgever: Engineering & Consultancy bureau regio Den Haag
Werkzaamheden:
Behandeling van e-mail verkeer, verwerken van correspondentie, agendabeheer in Outlook, ontvangst bezoekers, boeken en organiseren van reizen (hotels, visa, vluchten, meeting rooms, taxi’s etc.), het organiseren van meetings inclusief het boeken van vergaderfaciliteiten en lunches, organiseren van toegangspassen voor het bedrijfsterrein, het organiseren van veiligheidstrainingen benodigd voor toegang tot het terrein, het invoeren van documenten in het Document Management System.
- Acted as the primary liaison between on-site personnel and the offices in The Hague.
- Organized and maintained schedules, facilitated IT system access, and ensured training compliance for employees and contractors.
- Coordinated travel arrangements, visa applications, and accommodation for team members.
- Managed documentation uploads to SharePoint, ensuring compliance with program requirements.
Software: Microsoft Office: Outlook, Word, PowerPoint, SAP, Company Travel booking tool
Voertaal: Engels
Reden vertrek: tijdelijk contract
1 januari 2003 – April 2014
Functie: Personal Assistant
Werkgever: Farmaceutisch bedrijf regio Leiden
Werkzaamheden:
Naast de reguliere secretariële taken en werkzaamheden was ik als Personal Assistant van diverse Senior Directors/Managers betrokken bij Management team meetings (planning, voorbereiding, opstellen agenda, notuleren, opvolgen van actiepunten) en heb ik leren omgaan met vertrouwelijke informatie. Verder organiseerde ik de jaarlijkse Sales & Business meeting welke door meer dan 100 deelnemers uit diverse landen werd bijgewoond. Deze organisatie omvatte het boeken van hotels, vergaderkamers, activiteiten, rekening houdend met budgetten, persoonlijke wensen (diëten, religie en gewoonten), fysieke beperkingen, etc. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor de samenwerking van het team van secretaressen en waarborgen van waarneming bij ziekte of afwezigheid.
- Delivered seamless support to a Senior Vice President, Sales Director, and Regional Managers, managing sensitive information and ensuring smooth operations.
- Organized monthly Management Team meetings and Business Management Team meetings.
- Planned and executed the Annual Sales and Business Meetings, managing logistics for over 100 attendees from the MENA-SSA region.
- Coordinated national and international travel, events, and congresses while liaising with agencies and local contacts.
- Supervised and coordinated activities across a team of five secretaries.
Software: Microsoft Office: Outlook, Word, PowerPoint, SAP, Company Travel booking tool
Voertaal: Engels
