nieuws

waar je wat aan hebt.

De mazzel, ik ben er vandoor. Op vakantie!!! En je mailbox dan???? Tips!

25 juli 2022

Op vakantie wil je ff helemaal ‘los’ zijn van alle kantoor beslommeringen. Dus ook van je mailbox. Want reken maar dat als je geen maatregelen treft de mails binnen blijven stromen tijdens jouw afwezigheid. En als goede Ondersteuner (in control, loslaten is niet makkelijk en nee zeggen al helemaal niet) is het dan goed om de verzender van de e-mail niet achter te laten in onzekerheid of zijn of haar mail wel is ontvangen.

Tips voor een goede en duidelijke out of office reply

Laten weten op welk zonnig eiland je zit aan al je relaties en contactpersonen hoeft natuurlijk niet. Wél belangrijk: bij wie kunnen zij terecht nu jij er niet bent? Voorkom afwezigheidsmeldingen die meer vragen oproepen dan beantwoorden. Met onderstaande tips maak je duidelijke afwezigheidsmeldingen.

Tip 1: Wanneer ben je weer bereikbaar?

Laat de verzender van een e-mail weten wanneer je weer terug bent. Misschien wil deze het liefst zijn vraag aan jou voorleggen. Zo kan men zelf kiezen of men wacht of niet.

Tip 2: Waarom ben je niet bereikbaar?

Vertel kort waarom je niet bereikbaar bent. Of het nu gaat om vakantie, ziekte of zwangerschapsverlof, voor de verzender is het vaak fijn om te weten. Ben je op een tweedaagse training of workshop? Meld het!

Tip 3: Help de verzender verder

Bij wie kan een verzender van een e-mail terecht tijdens jouw afwezigheid? Vermeld een contactpersoon met voor- én achternaam, inclusief zijn of haar directe e-mailadres en telefoonnummer. Zo maak je het je contact makkelijker.

Tip 4: Laat weten of jouw mail gelezen wordt

Check je tijdens je afwezigheid regelmatig je mailbox, of juist helemaal niet? Of leest iemand anders jouw inkomende mail? Geef dit aan. Dan kan de verzender van een e-mail zelf bepalen of hij jouw collega benadert.

Tip 5: Veel buitenlandse contacten?

Beperk je dan niet tot een out of office bericht in het Nederlands, maar schrijf ‘m ook in andere relevante talen. Makes sense, doesn’t it?

Tip 6: Voorbeeld als je geen standaard out of office bericht wilt gebruiken:

Ik ben op dit moment #outofoffice. En dat zouden we allemaal vaker moeten doen. Even buiten de muren van kantoor. Dat werkt inspirerend en haalt het beste in je naar boven!
[Datum] sta ik weer voor je klaar en zal ik met veel plezier je bericht beantwoorden. Kan het niet wachten tot na [datum]? Dan helpen mijn behulpzame collega’s je verder. Neem contact op met mijn collega [naam] via [email] of bel [telefoon].

Of deze 🙂

Bedankt voor je bericht. Ik ben tot [datum] afwezig. Nu hoor ik te zeggen dat ik beperkt toegang heb tot mijn email. Maar dat is niet waar. Ik ontvang mijn email op mijn telefoon en zal er af en toe naar kijken om te zien of ik niets belangrijks gemist heb. Alleen: ik heb mijn gezin/partner/kinderen/vrienden beloofd om deze vakantie rust te nemen, los te laten en hen mijn volledige aandacht te geven. Dus, als het niet dringend is, zal ik je bericht even laten voor wat het is. Kan het echt niet wachten tot na [datum]? Dan heb ik een aantal geweldige collega’s die je vast verder kunnen helpen. Neem contact op met mijn collega [naam] via [email] of bel [telefoon] en vraag naar [naam].

Voldoet jouw out-of-officereply aan al deze punten? Dan kun je echt loslaten en met een gerust hart op vakantie! Buenas vacaciones…

kennismaken

wat kunnen wij voor je doen?

Werken bij Assistant2 geeft zekerheid. Samen zoeken en vinden we de baan die het beste bij jou past. Zekerheid betekent ook dat je minimaal de eerste zes maanden bij Assistant2 in dienst bent. En vanaf je eerste werkdag begeleiden en coachen we jou waar nodig. En voor wat je aan opleiding of vaardigheden te kort komt, zetten we samen een persoonlijk Loopbaan Ontwikkel Traject (LOT) uit. Nieuwsgierig? Meld je dan hier aan voor een vrijblijvende kennismaking.