actuele vacatures

Jouw carrière
begint hier.

Overzicht

Ervaren stressbestendige PA/Bestuursassistant – VERVULD

3 maart 2020

Dit is opnieuw weer een prachtige project baan voor een ervaren PA/Bestuursassistent die exact snapt hoe om te gaan met extreem drukke agenda’s van managers, directeuren etc. Jij hebt die ervaring en je bent gelukkig als je het allemaal weer gefixed hebt. En uiteraard is het dan fijn als jouw manager je een compliment geeft als je het allemaal weer geweldig geregeld hebt.  Onze gemeentelijke Partner zoekt voor maar liefst 1,5 jaar een rustige stressbestendige PA voor een secretaris binnen de Gemeente. Je zult in deze veeleisende job de steun en toeverlaat zijn van het MT. Daarnaast ben je de sparringpartner en ga je mede uitvoering geven aan een verbeterplan/verandertraject. Ben jij deze ervaren Bestuursassistent die voor 36 uur (4×9 is bespreekbaar) per week aan de slag wil? Vanzelfsprekend kom je uit de buurt van Schiedam, Rotterdam, Delfshaven, Berkel of Rodenrijs, zodat je ook fluitend naar je werk kunt. Meer informatie? Bel 088 022 23 11. Mailen kan ook A2@Assistant2.nl.

En heb je je twijfels omdat het een tijdelijke / project baan is? Kijk dan snel even verder en KLIK HIER. Velen van jouw collega Ondersteuners zijn jou reeds voor gegaan en hebben nu via ons een vaste baan. Liefst 95% van al onze plaatsingen loopt uit in een vast dienstverband bij onze Partners. En dat met een slagingspercentage dat hoger ligt dan 98%! Grote kans dat wanneer de klik er is met onze Partner, jouw project wordt verlengd of onze Partner een functie voor jou zoekt binnen de organisatie die mogelijk leidt tot een vaste baan. Immers een goeie laat je niet lopen!

Onze Partner is op korte termijn op zoek naar een PA / Bestuurssecretaresse / Directie Assistent die het hoofd koel houdt op hectische momenten en wel raadt weet met complex agendabeheer. Een proactieve, nauwkeurige ontzorger die zich voor 100% inzet voor zijn/haar leidinggevende. Jouw rustige representatieve voorkomen zorgen voor de stabiele factor. Met jouw relevante werkervaring binnen een gemeente met meer dan 100.000 inwoners en met minimaal 10 jaar kun jij deze job ‘met 2 vingers in de neus’ easy aan!

Jouw takenpakket als PA/ bestuursassistent

Als steun en toeverlaat van de secretaris plan je afspraken in met wethouders en bestuurders wat altijd een hele puzzel is vanwege de drukke agenda’s van alle betrokkenen. Prioriteiten stellen en zien wat urgent is en weten welke belangen er spelen maakt jou al bijna de ideale kandidaat. Jij hebt hier ruime ervaring in en je begrijpt de complexiteit van besluitvormingsprocessen in een organisatie met veel belangen. Werken met deadlines is jou ook niet vreemd, zeker niet wanneer er bestuursstukken van AB en DB op tijd aangeleverd moeten worden. Je zorgt dat de secretaris niet overloopt en kunt op een vriendelijke manier ‘nee’ zeggen als mensen aandringen op een afspraak. Tegen een hoge werkdruk ben jij zeker bestand, dat betekent ook dat jij buiten kantoortijden beschikbaar moet zijn wanneer nodig. Notuleren, organisatie van evenementen en bijeenkomsten (en ook de gastvrouw ter plekke zijn), beheren van een website en eerste contactpunt van het algemene e-mailadres zijn enkele van jouw uiteenlopende taken. Ook bij een piekbelasting bij jouw collega’s ben jij een achtervang. Vanwege een aantal verander/verbeterprocessen binnen dit cluster ga je het secretariaat opzetten. Denk hierbij aan herinrichten van het digitale archief, opzetten van een relatiebeheersysteem voor de secretaris en het implementeren van een digitale vergaderomgeving. Je moet het wel leuk vinden om nieuwe dingen te ondernemen en ter verbetering te bouwen aan iets nieuws. Dit alles doe je in een klein team waar je nauw samenwerkt.

De geschikte kandidaat brengt de volgende kennis en ervaring mee:

  • je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • je hebt een afgeronde secretariële/ondersteuners opleiding;
  • je hebt minimaal 10 jaar ervaring in een functie als directiesecretaresse, PA, bestuursassistent;
  • in de afgelopen 8 jaar heb je minimaal 6 jaar ervaring met werken in een politiek/bestuurlijke omgeving;
  • jouw organisatie talent in evenementen en bijeenkomsten;
  • je hebt bestuurlijke en politiek gevoelige voelsprietjes;
  • je hebt ervaring met projectondersteuning;
  • jouw kennis van AVG;
  • je ervaring met beheer van websites en plaatsen van content;
  • het notuleren van bestuursvergaderingen;
  • jouw kennis en ervaring met iBabs of soortgelijke digitale vergadertool;
  • je uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • je hebt een streepje voor als je ervaring hebt in het jeugddomein of zorg bij voorkeur bij aanbieders;
  • een pré als je al eerder binnen een veranderende organisatie hebt gewerkt;
  • nog een streepje voor als je werkervaring hebt bij een gemeente met > 300.000 inwoners;
  • als je ervaring hebt met Planon heb je nog een streepje voor;
  • rustige instelling, planmatig werken, proactief, dienstverlenend, duidelijk in je communicatie en sensitief typeren jou.

En wat krijg je ervoor terug?

  • een verantwoordelijke uitdagende job in jouw vervolgstap in jouw ondersteuners carrière;
  • je kunt een hele mooie functie bekleden en nieuwe dingen ondernemen vanwege het verbeterplan;
  • de kans om jezelf met steun en begeleiding van ons, nog verder te ontwikkelen;
  • een dynamische werkomgeving waar vernieuwend wordt gewerkt
  • een mooie inspirerende werklocatie in een architectonisch gebouw.

Niet onbelangrijk, jouw arbeidsvoorwaarden

  • het salaris en overige emolumenten zijn conform de regelingen bij onze Partner;
  • reiskosten vergoeding op basis van OV of EV;
  • een arbeids-/projectovereenkomst voor de periode dat jij via ons bij onze Partner werkzaam bent, en uiteraard verzorgen wij jouw vervolg opdracht;
  • we houden vinger aan de pols en sturen in overleg met jou en onze Partner bij;
  • een op maat (op jouw lijf geschreven) Loopbaan Ontwikkel Traject: trainingen waar je direct wat aan hebt, zoals Effectief zakelijk schrijven, Spice up your Career, Time Management, Social Media, Assertiviteit etc…

Last, but not least: even Assistant2 voorstellen. Wel zo netjes! Assistant2 plaatst, begeleidt en ontwikkelt Assistants van nu én morgen. In heel Nederland. Bij ons kun je op alle niveaus in het vak terecht. Van (Management, Project, Event en HR) Assistant tot Office Manager, en van Directie Assistant tot Executive Assistant. Maar ook als Trainingscoördinator  in dit leuke en uitdagende beroep! Meer dan 95% van onze plaatsingen loopt uit in een vast dienstverband bij onze Partner. En dat met een slagingspercentage dat hoger ligt dan 98%!

kennismaken

wat kunnen wij voor je doen?

Werken bij Assistant2 geeft zekerheid. Samen zoeken en vinden we de baan die het beste bij jou past. Zekerheid betekent ook dat je minimaal de eerste zeven maanden bij Assistant2 in dienst bent. En vanaf je eerste werkdag begeleiden en coachen we jou waar nodig. En voor wat je aan opleiding of vaardigheden te kort komt, zetten we samen een persoonlijk loopbaan Ontwikkel Traject (LOT) uit. Nieuwsgierig? Meld je dan hier aan voor een vrijblijvende kennismaking.