Wie is Marga?
Ik ben behulpzaam, georganiseerd, proactief en heb oog voor detail. Voor mensen die mij dierbaar zijn, sta ik altijd klaar: om hen te ondersteunen, mee te denken of een helpende hand te bieden. Organiseren en regelen zijn mijn sterke punten, of het nu gaat om een etentje plannen, een energiecontract vergelijken of een paklijst maken voor de vakantie. Ik werk graag gestructureerd en gebruik lijstjes om overzicht te houden en prioriteiten te stellen. Creativiteit speelt ook een rol in mijn leven. Zo maak ik graag persoonlijke cadeaus, zoals fotoalbums, ontwerp uitnodigingen in AdobeExpress en geef mijn cv een unieke uitstraling in Photoshop. Kom ik er niet uit? Dan zoek ik het uit, bijvoorbeeld via bv YouTube-tutorials. Ik waardeer de kleine dingen in het leven zoals een mooie bos bloemen of een lief berichtje. Rechtvaardigheid en wederzijds respect vind ik heel belangrijk: niemand is meer of minder dan de ander.
Wat wil Marga bereiken?
Met mijn ervaring ambieer ik een functie waarin ik mijn kwaliteiten optimaal kan inzetten, bijvoorbeeld als assistent, projectmanagement officer of office manager. De afgelopen jaren heb ik gemerkt dat routinetaken zoals agendabeheer en het boeken van reizen mij weinig energie geven. Wat mij echt motiveert, zijn de projecten die ik kan oppakken. Ik haal veel plezier uit het organiseren van events, groot of klein, collega’s wegwijs maken in nieuwe tools zoals Teams en het voorbereiden en delen van informatie. Deze aspecten geven mij energie en vormen de basis voor mijn ambitie om mij hierin verder te ontwikkelen. Momenteel onderzoek ik cursussen op het gebied van communicatie of projectmanagement. Over 5 jaar zie ik mijzelf als een assistent 3.0: een digitaal vaardige professional die zelfstandig projecten ondersteunt en coördineert. Met mijn vaardigheden wil ik bijdragen aan het succesvol en soepel laten verlopen van projecten en het versterken van het team.
Wat is je motivatie om te werken als Project-/ Executive Assistant?
Op basis van mijn opgedane ervaringen ben ik gemotiveerd om zowel mensen als bedrijven vooruit te helpen. Als een EA PLUS ben ik iemand die graag meer doet dan alleen agendabeheer en daarmee een waardevolle bijdrage levert aan bedrijfsprocessen. Dit doe ik door effectieve communicatie, organiseren en coördineren van datgene wat nodig is, en het verbeteren van interne processen.
Waarom wil Marga juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
Via social media ontdekte ik Assistant2 en wat mij opviel op jullie website, is dat jullie naar de persoon kijken en niet alleen naar diploma’s. Aangezien ik veel ervaring heb en vaak dingen zelf heb (aan)geleerd, waardeer ik deze benadering enorm. Via A2 hoop ik een functie te vinden die past bij mijn karakter en aansluit bij mijn ervaringen.
Wat doet Marga in haar vrije tijd?
Ik geniet van de simpele dingen in het leven, zoals tijd doorbrengen met familie & vrienden, lekker eten of een wandeling in de natuur. Ik houd ervan om buiten te zijn, of het nu in het bos, park, of strand is. Ik kan ook echt ontspannen door een boek, tijdschrift of krant te lezen.
Ik ben dol op lekker eten, waar ik de voorkeur geef aan simpele en pure gerechten, of samen met mijn partner zelf grillen op de bbq of kamado. Fotografie is altijd een rode draad in mijn leven geweest. Als klein kind liep ik al met de oude camera van mijn vader rond. Tegenwoordig maak ik graag foto’s met mijn iPhone – waar ik ook ben: van de lucht tot de omgeving, of net van dat bijzondere moment.
Marga is beschikbaar als de allround professional met uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden. Ik help graag bij het organiseren, coördineren, verbeteren en communiceren van processen. Naast mijn passie voor het organiseren van evenementen, houd ik graag overzicht op complexe situaties, breng ik structuur aan, richt ik me op het verbeteren van interne processen of diensten. Ik deel graag kennis en informatie via de beschikbare kanalen. Mijn affiniteit met ICT stelt mij in staat om snel nieuwe tools eigen te maken en anderen te begeleiden bij het gebruik ervan, zoals ik eerder heb gedaan.
Wat is Marga haar droombedrijf? Een middelgroot bedrijf met korte lijnen, een leuk team dat respectvol met elkaar omgaat.
Wat is Marga haar functiedoelstelling? Samen sta je sterk.
Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit cv gewijzigd.
Profiel
Opleidingen, trainingen & workshops
Opleidingen
• 1998 Hotel- & Catering Management, Eurocollege (hbo) Diploma
• 1997 Horecaondernemersvaardigen, sociale hygiëne, cafébedrijf Diploma
• 1995 Uiterlijke verzorging, Maasstad college (mbo) nee, certificaat
• 1992 MAVO, CSG Jacob van Liesveldt Diploma
Trainingen/Workshops
• 2024 Empowerment, Assistant2
• 2014 Basisopleiding fotografie, Fotovakschool
• 2010 Digitale fotografie gevorderden, Koorenhuis
• 2009 Engelse les, Real English Solution
• 2000 Succesvol Office Management, NSC
• 1999 Basiscursus Access 97, PDE Practicom
Vaardigheden
Computervaardigheid
Mijn cv toont mijn lange affiniteit met ICT, met bijna 5 jaar ervaring als Ambassadeur voor de Digitale Werkplek. Ik ondersteunde bv de uitrol naar Office365, OneDrive en Teams, en hielp mijn collega’s hierin wegwijs te worden en informeerde/leerde hun nieuwe beschikbare functionaliteiten te gebruiken.
– Office365: ervaring met Outlook, Word, PowerPoint, Excel (basis+), Teams, SharePoint, OneDrive, OneNote, To Do. Ik ben goed thuis in Outlook en Teams
– Spotler: tool voor het verzenden van grote mailings
– Mural (basis): online samenwerken en visueel maken van projecten
– Adobe Photoshop/Lightroom: hobby gerelateerd, fotografie
– Adobe Express: hobby gerelateerd, maken van uitnodigingen en covers
– LinkedIn, Instagram, Facebook
Talenkennis
Nederlands: Uitstekend (getest, 2 fout van 15)
Engels: Goed (getest, 4 fout van 15)
Werkervaring
Datum 16 juli 2024 – heden
Werkgever Gemeentelijke overheid (via A2)
Functie Bestuurssecretaresse
Werkzaamheden
Tijdelijk vervanging van de bestuurssecretaresse van de burgemeester, gevolgd door ondersteuning van twee wethouders.
• Organisatorische en administratieve ondersteuning: Complex agendabeheer -prioriteren van afspraken en coördineren met interne en externe partijen zoals andere gemeente, provincies of instellingen.
• Vergaderstukken: Zorgdragen voor het tijdig ontvangen van vergaderstukken, uploaden in iBabs en delen met betrokken bestuurders en ambtenaren voor het schrijven van annotaties.
• Correspondentie en communicatie: Verwerken van vertrouwelijke correspondentie en communicatie met interne en externe partijen. Aanspreekpunt voor bestuurders, beleidsadviseurs, ambtenaren en externe partijen.
• Samenwerking: Proactief afstemmen met beleidsmedewerkers, communicatieadviseurs en andere secretariaten.
• Verbeteren en delen: Optimaliseren van werkprocessen en stimuleren van kennisdeling. Inzetten van beschikbare digitale tools en het actueel houden van interne handleidingen.
Software Microsoft 365 (Office, OneDrive, Teams), iBabs
Voertaal Nederlands
Datum 1 juli – 18 november 2023
Werkgever Financiële instelling – ICT Workplace Services (Amsterdam, hybride)
Functie Customer Journey Expert (junior)
Werkzaamheden
Tijdens deze opdracht bij de interne ICT-services heb ik verschillende projecten beheerd, die allen gericht waren op het verbeteren van diverse serviceproducten en aankondigen van nieuwe tools binnen de organisatie.
• Organiseerde en coördineerde een evenement voor 150 internationale deelnemers waarde meest recente ontwikkelingen rondom de digitale werkplek werden aangekondigd en gedemonstreerd. Alle aspecten die daarbij horen, vielen onder mijn verantwoordelijkheid: inhoud, programma, communicatie, aanspreekpunt voor deelnemers, leveranciers en sprekers, budgetbewaking en tijdsplanning.
• Stelde een leerplan op voor ICT-ambassadeurs binnen de organisatie, over de digitale werkplek met als doel het centraal vinden van relevante informatie en trainingsmateriaal.
• Analyseerde en verbeterde de interne klantreis naar specifieke interne informatievoorziening middels kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Op basis van deze analyses heb ik verbeteringen geïdentificeerd en doorgevoerd.
• Droeg bij aan het uitvoeren van gebruikerstests en interviews voor een bèta zoekfunctie binnen het organisatie-netwerk, waarbij ik actief betrokken was bij het analyseren van de bevindingen en het samenstellen van een heldere presentatie met aanbevelingen voor het managementteam.
Software Microsoft 365 (Office365, OneDrive, SharePoint), Mural, Spotler
Voertaal Engels
Datum 01 januari 2021 – 30 juni 2023
Werkgever Financiële instelling – Neo > innovatie: Neo was verantwoordelijk voor alle innovatieprojecten wereldwijd (Amsterdam, hybride)
Functie Executive Assistant to Chief Innovation Officer (Neo), RvB-1, 147 fte’s/
teamlid Marketing Communicatie & Business Managementteam
Werkzaamheden
Kernverantwoordelijkheden als Executive Assistent:
Ondersteunen van een senior leidinggevende: complex agendabeheer, prioriteren van zaken, plannen en coördineren van MT-vergaderingen/offsites en deze voorbereiden, organiseren van buitenlandse reizen, faciliteren van communicatie tussen senior leidinggevende, het management en teams, afhandelen en beheren van (interne) administratie, administratieve afhandeling van vacatureaanvragen en zorgdragen dat belanghebbenden de besluitvorming hierover ontving.
Bijkomende verantwoordelijkheden:
• Organiseren en coördineren van diverse afdelingsevenementen zoals town halls en (informele) bijeenkomsten. Verantwoordelijk voor programma, communicatie, aanspreekpunt, budgetbewaking en tijdsplanning.
• Voorbereiden en coördineren van deelname aan interne en externe bijeenkomsten, internationale conferenties en gerespecteerde podcasts voor de CIO.
• Verzamelen, structureren en verspreiden van beleidsregels en richtlijnen met betrekking tot thuiswerken en werken op kantoor tijdens de Coronapandemie.
• Verantwoordelijk voor de juiste naleving en implementatie van het nieuw hybride werken na de pandemie binnen Neo.
• Coördineren van interne verhuizingen en fungeren als aanspreekpunt voor collega’s en verschillende partijen binnen ING, zoals Facility Management, ICT Services, en Corporate Real Estate.
• Ondersteunen bij het gebruik van tools zoals MS Teams en begeleiding bieden aan andere gerelateerde applicaties zoals Egencia (travel), Workday (HR) en Ibuy (inkoop) en Meeting Select (locaties).
• Fungeren als officiële ambassadeur voor de adoptie van Microsoft365, actief ondersteunen van collega’s bij het omarmen van nieuwe werkmethoden en introduceren van nieuwe functionaliteiten van Microsoft 365.
• Opzetten van een interne internationale community voor alle PA’s en organiseren van workshops om hen vertrouwd te maken met nieuwe functionaliteiten.
Software Microsoft365: Office 365, OneDrive, SharePoint, Workday, Egencia en daarvoor Traveldo, Meeting Select, Ibuy (inkoop)
Voertaal Engels
Datum 1 januari 2018 – 31 december 2020
Werkgever Financiële instelling – Wholesale Banking – Innovation (RvB-2, 80fte’s, Amsterdam)
Functie Management Assistant to Head of Innovation
Werkzaamheden
• Beheren van een complexe agenda.
• Plannen, organiseren en coördineren van MT-vergaderingen, offsites, bijeenkomsten, townhalls, personeelsuitjes.
• Plannen en organiseren van zakenreizen: boeken van de reis, samenstellen programma iom manager, contact met lokaal management, visa regelen.
• Contactpersoon voor sprekersopdrachten (intern en extern): afstemming slot, draft presentatie voorbereiden, inplannen prep-calls, zorgdragen dat manager op de juiste tijd en plaats was.
• Aanspreekpunt (eerstelijns supervisor) voor systemen en protocollen. Verantwoordelijk voor het uitvoeren en onderhouden van deze administratieve processen zoals het proxyplan van de afdeling.
• HR: onboarden van nieuwe collega’s, hen wegwijs maken binnen de organisatie, introductie meetings inplannen alsmede inplannen van sollicitatiegesprekken.
• Probleemoplosser (‘helpdesk’) voor specifieke verzoeken omtrent de systemen en of andere (software)tools, zowel voor de afdeling als het management.
Voertaal Engels
Software Office365, Sherpany, Traveldoo, Workday, Ibuy
Datum 1 januari 2010 – 31 december 2017
Werkgever Financiële instelling – Wholesale Banking – Real Estate Finance (Amsterdam, RvB-2)
Functie Management Assistant to Head of Real Estate Finance
Werkzaamheden
• Beheren van een complexe agenda.
• Plannen, organiseren en coördineren van MT-vergaderingen, offsites, bijeenkomsten, town halls, personeelsuitjes.
• Plannen en organiseren van zakenreizen: boeken van de reis, samenstellen programma iom manager, contact met lokaal management, visa regelen.
• Organiseren van jaarlijks 3-daagse offsite conference voor de managers (30fte’s) van alle Real Estate Finance kantoren wereldwijd. Verantwoordelijk voor de locatie, communicatie, aanspreekpunt voor deelnemers, leveranciers, sprekers en moderator, budgetbewaking en tijdsplanning.
• Coördineren van interne verhuizingen of werkplek gerelateerde zaken. Door te fungeren als aanspreekpunt voor het management en de verschillende partijen, zoals Facility Management, ICT Services.
• Assisteren bij het opzetten van klantevenementen in het buitenland, in samenwerking met de Communicatieafdeling. Denk hierbij aan: gastenlijst samenstellen, maken en verzenden van uitnodigingen, verwerken van registraties en aanspreekpunt voor de collega’s. (MIPIM, Expo Real)
• Aanspreekpunt (eerstelijns supervisor) voor systemen en protocollen. Verantwoordelijk voor het uitvoeren en onderhouden van deze administratieve processen zoals het schema van de proxies (mandaten) van de afdeling voor het aftekenen van de financieringsaanvragen.
• Voor Marketing & Communicatie afdeling plaatsen van aankondigingen op onze internetpagina als ook op LinkedIn.
• Verspreiden van dashboards aan alle hoofden van REF.
Voertaal Engels
Software Office365, BCD Travel en Traveldoo, eProfit, interne HR systemen (SelfServ en SuccessFactors)
Datum 1 november 2007 – 31 december 2009
Werkgever Financiële instelling, Credit Risk Management (Den Haag)
Functie Management Assistant to Chief Risk Officer
Datum 1 februari 2005 – 31 oktober 2007
Werkgever Financiële instelling, Finance (Den Haag)
Functie Management Assistant to Chief Operational Officer
Datum 1 april 2004 – 31 januari 2005
Werkgever Verzekeraar (Den Haag)
Functie Management Assistant to directeur OHRA
Datum 1 januari 2000 – 31 maart 2004
Werkgever Vastgoedorganisatie, (Den Haag)
Functie Office Manager
Datum 1 mei 1998 – 31 december 1999
Werkgever Vastgoedorganisatie, (Den Haag)
Functie Secretaresse
Datum 1 tot 30 april 1998
Werkgever Uitzendbureau (Den Haag)
Functie Diverse tijdelijke functies
Datum 1 december 1997 – 31 maart 1998
Werkgever Beheermaatschappij, (Den Haag)
Functie (jr) Management Assistent
Referentie
Op verzoek
