Beschikbare

Assistants van nu en morgen.

Overzicht

Allround Office Manager/Document Specialist

regio groot Rotterdam, Breda, Dordrecht, Zwijndrecht

Wie is Marianne?
Ik ben Marianne, een sociaal, stabiel en verantwoordelijk persoon, die makkelijk communiceert en snel een goede relatie met anderen opbouwt. Ik heb ruime ervaring in diverse ondersteunende disciplines zoals Directie secretaresse, Ambtelijk secretaris OR en Trainingscoördinator. Naast dat ik getrouwd en moeder van 2 kinderen ben, vind ik werk buitenshuis zeer belangrijk en haal ik hier veel voldoening uit. Volgens vrienden ben ik fijn in de omgang door mijn prettige karakter en mijn no-nonsense mentaliteit. Verder ben ik zeer oplossingsgericht, leergierig en pik ik zaken snel op.

Wat wil Marianne bereiken?
Mijn ideale baan is een functie die aansluit op mijn ervaring, maar waar ik juist door mijn ervaring bepaalde werkwijzen kan verbeteren. Daarnaast krijg ik ook graag op zijn tijd een nieuw project toegewezen waar ik mij in kan verdiepen. Ik zie mezelf over 5 jaar in een bedrijf waar ik helemaal op mijn plek ben waar ik mij al ruim bewezen heb.

Wat is je motivatie om te werken als Project / management Assistant/Ondersteuner?
Ik beschik over een groot organisatietalent. Moet er iets georganiseerd of geregeld worden? Ik ga meteen aan de slag. Moet er iets uitgezocht worden? Ik zoek net zo lang door en praat met mensen tot er duidelijkheid is. Verder ben ik goed in het bewaken van overzicht, kan ik goed schakelen, weet ik prioriteiten te stellen en verdien ik snel het vertrouwen van collega’s. Allemaal kwaliteiten die belangrijk zijn voor een goede Project Assistant.

Waarom wil Marianne juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
Ik hoop dat Assistant2 door mijn kwaliteiten en persoonlijke eigenschappen juist die leuke baan kan vinden die het beste bij mij past.

Wat doet Marianne in haar vrije tijd?
Muziek is mijn passie. Ik speel zelf trombone in een harmonie. Ook ga ik graag naar muziekfestivals en concerten. Dit kan bijvoorbeeld mijn favourite band zijn in de Arena maar ook een plaatselijke tribute band in de kroeg. Tevens houd ik van theater en ga ik graag naar de bioscoop. Ik ben vrijwilliger in een theater in de regio van Rotterdam. In mijn rol als publieksbegeleider ben ik bij binnenkomst het aanspreekpunt van de gasten en begeleid ik ze in de zaal naar hun plaats. Ik ben hierdoor het visitekaartje van het theater.

Marianne is beschikbaar als Directie Secretaresse, Office Manager, Facility Manager, Ambtelijk secretaris OR, Document specialist, Project coördinator
Wat is Marianne haar droombedrijf? Een productiebedrijf met een hands on mentaliteit en een informele werkomgeving met alle werknemers onder één dak waar je contact hebt met alle afdelingen.
Wat is Marianne haar functiedoelstelling? Een organiserende of ondersteunende functie met een hoge mate van zelfstandigheid.

Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit cv gewijzigd.

Profiel

Opleidingen, trainingen & workshops

Opleidingen
1987 – 1989 MEAO Gijsbert Karel van Hogendorp te Rotterdam – Secretaresse opleiding
1980 – 1987 Christelijk Lyceum te Dordrecht – HAVO

Trainingen/Workshops
2019  Excel Pivot Tables – Nedermeijer Office
2018  Office 365 & SharePoint – Explainit
2017  VCA
2017  Ambtelijk secretaris Niveau 2 – Instituut ATIM
2017  Ambtelijk secretaris Niveau 1 – Instituut ATIM
2016  Microsoft OneNote – Nedermeijer Office
2015  Cursus Engels voor gevorderden – Eerste Nederlandse Taleninstituut Dordrecht
2013  Easyflex
2003  Afas

Vaardigheden

Computervaardigheid
Alle Office programma’s (waaronder OneNote), AFAS, SAP
Social media: Facebook, LinkedIn, Instagram

Talenkennis
Nederlands: Uitstekend
Engels: Redelijk

Werkervaring

1 Januari 2019 – heden:
Werkgever: Chemiebedrijf, regio Zuidwest
Functies:
Trainingscoördinator
– Plannen en coördineren van alle trainingen binnen de locatie.
– Mondeling en schriftelijk coachen van medewerkers in het gebruikte trainingsprogramma.
– Het bewaken van de voortgang van de trainingen en naar aanleiding hiervan het aansturen van collega’s.
– Coördinatie van trainingen door externe partijen. Ik regel de training van het eerste contact met het opleidingsbedrijf tot aan de uitvoer op de werkvloer en de facturatie.
– Stagecoördinatie. Ik ben contactpersoon voor de school en het aanspreekpunt voor de stagiaires. Tevens ben ik verantwoordelijk voor het on- en ofboarden.

Document specialist
– De verantwoordelijkheid voor het digitale documentatieproces op de locatie. In verband met de veiligheid ligt alles vast in procedures, zoals werkwijzen, handleidingen, trainingen, rolindeling, etc. Het is belangrijk dat alle procedures op de juiste plek liggen, op tijd gereviewd worden en eenvoudig te vinden zijn via het programma Webex.
– Contact met landlord Site procedures.

Office Manager
De zorg voor alle organisatorische zaken op het kantoor, zoals:
– Het verzorgen van de werkkleding en overige PBM’s;
– Het up-to-date houden van de voorraad;
– Bestellingen kantoorartikelen via SAP;
– Het onderhouden van het contract met de wasservice van de werkkleding;
– Het onboarden van nieuwe medewerkers: Aanmelden bij de Hoofdwacht, Toegangspas verzorgen, Trainingen toewijzen, etc.;
– Distributielijsten/functioneel mailboxen maken/bijhouden;
– Meeting organiseren + notuleren;
– Contactpersoon site facilitaire voorzieningen;
– Intranetpagina maken;
– Na de migratie tussen 2 chemiebedrijven heb ik zelfstandig de signage op de locatie verzorgd om het de eigen identiteit te geven.

Lid Ondernemingsraad
– Deelnemen aan OR-vergaderingen en beslissingen nemen.
– Deelnemen vergadering Dagelijks Bestuur met 2 andere locaties.
– Verslagen vergaderingen maken.

Gebruikte softwareprogramma’s: Office 365, SAP, Diamond Learning, WebEdms, WebEx, Teams
Voertaal: Het is een Amerikaans bedrijf. Hier is de hoofdvoertaal Nederlands. Er wordt veel engels gesproken in verband met 2 buitenlandse collega’s. Emails zijn veel in het engels.
Reden vertrek organisatie: December 2021 zit ik aan het eind van fase B via het uitzendbureau. Volgens het business model blijft mijn functie een contractorsrol en krijg ik geen vaste aanstelling.

20 Juni 2016 – 31 december 2018
Werkgever: Chemiebedrijf, regio Zuidwest
Functie: Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad
– Ondersteuning en advisering van de OR tijdens het migratieproces.
– Trainingen verzorgen.
– Plannen en verslagleggen van de OR- en OV-vergadering.
– Instemmings- en Adviesaanvraag schrijven.
– Jaarverslag maken.
– Organiseren van verkiezingen, etc.
Voertaal: Nederlands
Gebruikte softwareprogramma’s: Office 365
Reden vertrek: Het betrof tijdelijke werkzaamheden om de OR te ondersteunen tijdens het migratieproces.

1 oktober 1990 – 19 juni 2016
Werkgever: Organisatie voor personeelsdiensten in techniek, regio Zuidwest
Functies:
Directie Secretaresse
– Agendabeheer van de algemeen directeur.
– Voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van de Raad van Toezicht en het Management Team.
– Bijeenkomsten/feestavond organiseren en begeleiden.
– Zakenreizen plannen.
– Correspondentie verzorgen.
– Ontvangen van gasten.

Secretaresse/Assistente HR management
– Beheren van ziek- en herstelmeldingen.
– Medische keuringen bewaken.
– Cursussen organiseren.
– Pensioen aanvragen.
– Beheer werkkleding en veiligheidsmiddelen.
– Beheer Ondersteuningsfonds.
– Contactpersoon Ondernemingsraad.
– Agenderen jubilarissen.
– Correspondentie verzorgen.
– Agendabeheer.
Gebruikte softwareprogramma’s: Office, AFAS
Voertaal: Nederlands
Reden vertrek organisatie: Faillissement van de afdeling waar ik werkzaam was.

Referenties
Op verzoek

inschrijven

wat kunnen wij voor je doen?

Werken bij Assistant2 geeft zekerheid. Samen zoeken en vinden we de baan die het beste bij jou past. Zekerheid betekent ook dat je minimaal de eerste zeven maanden bij Assistant2 in dienst bent. En vanaf je eerste werkdag begeleiden en coachen we jou waar nodig. En voor wat je aan opleiding of vaardigheden te kort komt, zetten we samen een persoonlijk Loopbaan Ontwikkel Traject (LOT) uit. Nieuwsgierig? Meld je dan hier aan voor een vrijblijvende kennismaking.