Beschikbare

Assistants van nu en morgen.

Overzicht

Sparringpartner, Executive Assistant, Regelneef

Regio Den Haag - Rotterdam

Wie is Kirsten?
Ik ben een energieke, doortastende en proactieve ontzorger die met een hoge schakelsnelheid de werkzaamheden oppakt en afhandelt om de directeur zo effectief en efficiënt mogelijk te ondersteunen en ontzorgen. Ik ben duidelijk in mijn communicatie, maar altijd met een vriendelijke, flexibele en klantgerichte houding. Collegialiteit en integriteit vind ik vanzelfsprekend.

Wat wil Kirsten bereiken?
Ik wil onmisbaar zijn voor diegene die ik ondersteun door het plannen en organiseren van alle activiteiten waardoor er tijd en focus is voor de uitvoering van de strategie van de organisatie. Wederzijds vertrouwen is een belangrijke voorwaarde voor een goede samenwerking.

Wat is je motivatie om te werken als Project Assistant /Ondersteuner?
Het ondersteunen en ontzorgen van de directeur zodat hij of zij optimaal kan functioneren is waar ik de allermeeste energie van krijg en het beste tot mijn recht kom. Door in mijn functie als spil van de organisatie te fungeren leg ik de verbinding tussen directie en werkvloer. Ook vind ik het ontzettend gaaf om samen met mijn collega’s een bijdrage te leveren aan het succes van de organisatie.

Waarom wil Kirsten juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
A2 bewijst al jaren goede matches te kunnen maken tussen vraag en aanbod. Daarnaast hebben zij een prettige manier van communiceren en vinden ze het blijven ontwikkelen in de functie van groot belang. Overigens ben ik in het verleden ook al eens door hen bemiddeld dus dat zit wel snor!

Wat doet Kirsten in haar vrije tijd?
Mijn vrije tijd besteed ik graag aan sporten (fitness en boksen), wandelen, reizen, bezoeken van film- en theatervoorstellingen en onderneem ik leuke dingen met mijn partner, familie en vrienden.

Kirsten is beschikbaar als directiesecretaresse/bestuurssecretaresse/executive assistant.
Wat is Kirsten haar droombedrijf? Een dynamisch middelgroot tot groot bedrijf waar er hard wordt gewerkt maar ook tijd is voor plezier en de (ontwikkeling van de) medewerker belangrijk is.
Wat is Kirsten haar functiedoelstelling? Een regelneef functie waarbij ik kan zorgen dat de directie zich kan focussen op hun kerntaken. De ruimte en vertrouwen krijgen om met elkaar te kunnen sparren en kritisch te zijn op afspraken of onderwerpen die bijdragen aan de strategie en toekomst van de organisatie. Ik wil graag faciliteren in het verzorgen van alle zaken die hiervoor geregeld moeten worden. Daarnaast wil ik tijd en ruimte krijgen om mij als professional te blijven ontwikkelen.

Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit cv gewijzigd.

Profiel

Opleidingen, trainingen & workshops

Opleidingen
2010  HBO Projectmanagement, NCOI   diploma behaald
2003  HBO Toeristische Informatie & Event Management, NHTV   diploma behaald
2000  M.T.R.O, Mondriaan College   diploma behaald
1997   HAVO, St.-Maartenscollege   diploma behaald

Trainingen/workshops
2020  Incompany e-learning Office 365 certificaat behaald
2018  Masterclass Persoonlijke Ontwikkeling, Anne van Weeghel certificaat behaald
2018  Training ”van perfectionist naar optimalist”, Roos Woltering certificaat behaald
2017  Training “Spice up your career” (ontwikkeling vakgebied) certificaat behaald
2016  Incompany training Persoonlijk Leiderschap certificaat behaald
2012  Opfriscursus MS Office 2012 certificaat behaald
2011  Cursus “ Turbosecretaresse” (Timemanagement) certificaat behaald
2009  Opfriscursus MS Office 2007 certificaat behaald
2005  Sociale Hygiëne certificaat behaald
2004  Gastgericht handelen certificaat behaald
2004  Evenementenorganisatie certificaat behaald
2003  Basiscursus psychologie certificaat behaald

Vaardigheden

Computervaardigheid
MS Office 365, Relatiemanager, Projectmaster, SAP HR, Word, Excel, Outlook, PowerPoint

Talenkennis
Nederlands : Uitstekend
Engels: Goed

Werkervaring

11 april 2011-31 december 2020
Werkgever: Bouw- adviesonderneming in de Randstad
Functie: Directiesecretaresse/Assistant
Werkzaamheden:
In de afgelopen 10 jaar heb ik in deze veelzijdige functie de directievoorzitter, commercieel directeur, de directeur Voorbereiding en de directeur Productie ondersteunt en ontzorgd zodat zij optimaal konden functioneren in hun werk. Een hoge schakelsnelheid en werktempo waren van essentieel belang. Ook kritisch zijn op het inplannen van afspraken, een klankbord zijn en proactief handelen op wat de dag brengt was een belangrijke taak. Contact met relaties, opdrachtgevers en medewerkers waren vanzelfsprekend en was ik de verbinding tussen directie en werkvloer. Ook zeer complex agendabeheer, administratie van de directie, e-mailbehandeling van de directeuren en gastvrouw zijn tijdens meetings behoorde tot de werkzaamheden. Tevens assisteerde ik bij de organisatie van MT-meetings, klantevenementen (50 personen) en personeelsbijeenkomsten (250 personen). Ook heb ik meegeholpen met het opzetten van de landelijke (bedrijfs) webshop en was ik lid van de werkgroep Vitaliteit die verantwoordelijk was voor het vitaliteitsbeleid binnen de gehele organisatie.
Voertaal: Nederlands
Computersystemen/software: Relatiemanager/Projectmaster/MS Office 365
Reden vertrek: de functie is komen te vervallen

1 oktober 2009 – 31 maart 2011
Werkgever: via Assistant2 bij Agentschap voor overheid, in de Randstad
Functie : Management Assistent Afdelingshoofd
Werkzaamheden:
Het maken van afspraken, het bijhouden van agenda’s en het bewaken van deze,
het signaleren van knelpunten, het zorgen voor een representatieve presentatie onder andere bij ontvangst van bezoekers, het onderhouden van contacten met opdrachtgevers en relaties, het behandelen van inkomende telefoongesprekken, het voorbereiden van vergaderingen (het uitnodigen van deelnemers, het in overleg samenstellen van de agenda, het verzenden van de stukken, het bewaken van de voortgang van de besluitvorming/actiepunten, het regelen van vergaderruimte en catering), het notuleren van vergaderingen, het verzorgen van de inkomende en uitgaande post (registratie, bewaking en toewijzing), het verzorgen van de dossiervorming, het regelen van workshops en borrels, het beheren van de voorraad kantoorbenodigdheden, het functioneren als contactpersoon voor de interne automatiseringsdienst, het archiveren van de afdeling- en projectdocumenten, het functioneren als contactpersoon voor de ziekmeldingen, indien nodig waarnemen van andere secretariaten, proces van tekenstukken begeleiden en bewaken, fungeren als aanspreekpunt voor interne- en externe contacten en waar mogelijk zaken oplossen, e-mail behandeling afdelingshoofd en bewaken van actiepunten, facilitaire zaken regelen voor de afdeling, uitdraaien van MT stukken, opvragen van annotaties, diversie acties uitzetten voor het afdelingshoofd, werken met het systeem TRIM, vraagbaak voor de afdeling, afdeling infomeren en/of herinneren aan DID brede activiteiten of andere belangrijke zaken, vraagt informatie op bij medewerkers voor afdelingshoofd, coördineert administratieve taken, verstrekt op aanvraag documenten, signaleert en analyseert ontwikkelingen en knelpunten in de uitvoering.

7 oktober 2008 – 1 oktober 2009
Werkgever: via Assistant2 bij Agentschap voor overheid, in de Randstad
Functie: Project- en afdelingssecretaresse
Werkzaamheden:
Ondersteuning van 5 teamleiders en de afdeling:
Agendabeheer, telefoonbeheer, het verzorgen van de inkomende en uitgaande post,
afspraken inplannen, bezoek aanmelden, opvangen en begeleiden, vergaderruimtes zowel intern als extern reserveren (en catering), meetings organiseren, vergaderstukken verzorgen voor diverse overleggen, tijdelijk participeren in projecten, PRO-overleg (wekelijks) stukken printen, distribueren en notuleren, ad hoc werkzaamheden ten behoeve van de teamleiders en de afdeling, voor diverse teamleiders-overleggen agendaverzoeken versturen, agenda +documenten versturen, notuleren, opvragen, verwerken en doorsturen van archiefstukken en binnengekomen post via systeem TRIM, SAP: ziek- en betermeldingen registreren, kantoorartikelen bestellen, facilitaire zaken regelen (bijvullen toner, papierbakken, mankementen, storingen etc.), systeem E2E: aanvragen van diensten, storingen melden, medewerkers in dienst/uit dienst melden, Systeem IDM: accounts maken, aanpassen, verlengen en verwijderen, toegangspassen diverse locaties regelen, vraagbaak afdeling, informatieverstrekker afdeling, lijsten bijhouden i.v.m. personeelswisselingen, knelpunten/issues signaleren, postvakjes bijhouden, tekenstukken: zorgen voor ondertekening/parafering voor afdelingshoofd, organiseren afdelingsoverleg, bijhouden organigram afdeling IPM, vakantieplanning afdeling bijhouden.

7 januari 2008 – 1 oktober 2008
Werkgever: via Assistant2 bij organisatie voor wegverkeer, in de Randstad
Functie : Afdelingssecretaresse
Werkzaamheden:
Telefoonbeheer, agendabeheer en ondersteuning van 3 managers, ondersteunen van overige HR medewerkers op aanvraag, boeken van dienstreizen, plannen en organiseren van vergaderingen, notuleren van werkoverleggen, boeken van vergaderruimtes, reiskosten declaraties verwerken in SAP, ziekte en verlof registeren in SAP, verwerken van inkomende post, archiveerwerkzaamheden, werken met Word, Excel en Outlook, coördineren van MT stukken, bezoekers opvangen, bibliotheek beheren.
Extra taken: Project “herhuisvesting afdeling HR” logistiek geregeld, administratieve ondersteuning afdeling Werving & Selectie, administratieve ondersteuning bij opleidingsprogramma leidinggevenden.

1 juni 2006 – 1 januari 2008
Werkgever: 4* hotel, in de Randstad
Functie : Banquet Sales Coordinator
Werkzaamheden:
Telefoonbeheer, agendabeheer en ondersteuning van de Banquet Sales Manager, werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook, plannen, organiseren en nazorg evenementen, adviseren van de klant, rondleidingen verzorgen, verwerken van inkomende post, contact met diverse leveranciers, instrueren en aansturen personeel, maken van offertes, verzorgen Conference calls, archiveerwerkzaamheden, up-to-date houden van bedrijfsgegevens, rekeningen maken, controleren en versturen.

1 juni 2003 – 1 juni 2006
Werkgever: Filmtheater, in de Randstad
Functie : Duty Floor Manager
Werkzaamheden:
Telefoonbeheer, agendabeheer en ondersteuning van de Operations Manager en Theater Manager, leiding geven aan 3-15 medewerkers, inwerken van personeel, houden van functionering- en beoordelingsgesprekken, klachtenafhandeling, ontvangen van gasten en relaties, financiële gegevens dag/avonddienst verwerken, kasafdrachten verzorgen, contact met leveranciers, telefoon beheer, bijwonen van vergaderingen en notuleren, beantwoorden van de inkomende mail, organiseren van zakelijke evenementen, werken met Word, Excel en Outlook.

Referentie
Op verzoek

inschrijven

wat kunnen wij voor je doen?

Werken bij Assistant2 geeft zekerheid. Samen zoeken en vinden we de baan die het beste bij jou past. Zekerheid betekent ook dat je minimaal de eerste zeven maanden bij Assistant2 in dienst bent. En vanaf je eerste werkdag begeleiden en coachen we jou waar nodig. En voor wat je aan opleiding of vaardigheden te kort komt, zetten we samen een persoonlijk Loopbaan Ontwikkel Traject (LOT) uit. Nieuwsgierig? Meld je dan hier aan voor een vrijblijvende kennismaking.