Beschikbare

Assistants van nu en morgen.

Overzicht

Management- / Team Assistant, regeltante en doener

regio Randstad

Wie is Claire?
Ik ben een sportieve vrouw die vele ballen in de lucht kan houden. Ik ga het avontuur graag aan, ben ruimdenkend en maak makkelijk contact. Door het werken in diverse (internationale) diplomatieke omgevingen zijn discretie en organisatiesensitiviteit een tweede natuur geworden. Ik ben zelfstandig, een planner en organisator en sta graag midden in de maatschappij – vooral om te sparren met anderen. Ik ben een trouw en loyaal persoon, zowel privé als zakelijk. Humor en een groot relativeringsvermogen zijn belangrijke bouwstenen van mijn persoonlijkheid.

Wat wil Claire bereiken?
Ik zie mijzelf op een werkplek waar ik, als spin in het web, kan ontzorgen, organiseren en meedenken. Ik word blij van de uitvoerende en operationele kanten van mijn werk, ben een doener en een regelaar; haal mijn kracht en enthousiasme niet alleen uit het werk, maar zeker ook uit het contact en de samenwerking met collega’s. Verbinding speelt daarbij een grote rol en is mij op het lijf geschreven. Persoonlijke groei en het blijven ontwikkelen zijn voor mij belangrijke aspecten.

Wat is je motivatie om te werken als Management Assistant/Team Assistant/Ondersteuner?
Als Assistant/Ondersteuner lever ik een bijdrage aan het reilen en zeilen van een organisatie en kan ik het verschil maken voor zowel het management als de teamleden. Ondersteunen bij, organiseren en meedenken met diverse processen en beslissingen vind ik het leukste aan deze functie. Ontzorgen, samenwerken en verbinden geven mij energie.

Waarom wil Claire juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
Ik ben er van overtuigd dat Assistant2 voor mij het juiste zakelijke netwerk en niveau heeft. Oog en oor voor de mens achter het cv, mensenkennis én de overtuiging dat expertise zich niet altijd laat uitleggen op een A4’tje zie ik terug in het contact met Assistant2.

Wat doet Claire in haar vrije tijd?
Ik ben een gepassioneerd trailrunner en heb trails gelopen in Nederland, de Belgische Ardennen, Schotland, Frankrijk en het hoge noorden van Zweden. De uitdaging aangaan met mezelf én de natuur geven mij een kick! Daarnaast wandel ik graag, samen met het gezin en mijn 2 honden. Naast alle buitenactiviteiten kan ik ontspannen met een ‘ouderwets’ spannend boek of een goede film/serie.

Claire is beschikbaar als Team Assistant, Management Assistant, Organisator
Wat is
Claire haar droombedrijf? Internationaal, Academisch Onderwijs, Overheid
Wat is Claire haar functiedoelstelling? Dat ik in mijn werk niet alleen als organisator de handen uit de mouwen mag steken maar ook als ondersteuner (gevraagd en ongevraagd) mag meedenken met de diverse processen. Dat geeft mij een gevoel van ‘commitment’.

Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit cv gewijzigd.

Profiel

Opleidingen, trainingen & workshops

Opleidingen Diploma
2021  NLP Practioner Basis De Eerste Verdieping start 16 sept 2021
1987  MEAO Tinbergen College, Secretarieel  –  Diploma
1984  MAVO Aloysius College, Den Haag  –  Diploma

Trainingen/Workshops
Najaar 2020/winter 2021 – trainingen via Assistant2:
– Creatief Schrijven
– Spice up your career
– Social Media
2020  BHV Basiscursus, Fire-Control Brandbeveiliging
2020  Office 365 Fundamentals, Computrain
2019  Outlook Advanced, Computrain
2019  Excel Basiscursus, Computrain
2015  Zweeds voor Beginners, Volksuniversiteit Leiden
2004  Cursus Internationale Politiek (in-company)

Vaardigheden

Computervaardigheid
Outlook, Office 365, SharePoint, SRM-inkoop, SAP-systeem, FMIS reserveringssysteem en ValidSign. Ik begeleid vergaderingen en overleggen zowel fysiek als via Teams/Zoom. Ik heb ervaring met het plaatsen van (media) content en vacatures op de website en het verzorgen van diverse nieuwsbrieven (opmaak en verzending) via Mailchimp.
Social Media vind ik leuk; Linkedin, Instagram & Facebook zijn reeds ingebed in het dagelijks leven en ik sta open voor nieuwe vormen van digitale interactie.

Talenkennis
Nederlands: uitstekend, in woord en geschrift (getest, 2 fout van 15)
Engels: uitstekend in woord en geschrift (getest, 0 fout van 15)
Duits: goed, in woord en geschrift

Werkervaring

1 januari 2021-heden
Werkgever: Onderzoeksorganisatie, regio Randstad via Assistant2
Functie: Management Assistant/Directiesecretaresse
Werkzaamheden en taken:
Verzorgen, behandelen en afhandelen van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de directeur en 10 teamleden (business developers). Complex agendabeheer voor de directeur en het inplannen, inventariseren, signaleren en bewaken van zijn afspraken en deadlines. Beheren van de email-box van de directeur; filteren van mail, voorbereiden en uitvoeren van werk ter ontzorging. Voorbereiden van (digitale) overleggen en teamvergaderingen en zorgdragen voor verslaglegging/actielijsten en monitoren van uitgezette acties. Zelfstandig opstellen, verzamelen en rondsturen van de agenda en agendastukken. Aanspreekpunt voor zowel medewerkers als in- en externe relaties. Het leveren van ondersteuning bij activiteiten binnen de organisatie, zoals heidagen, workshops, conferenties, brainstormsessie etc. Regelen van bloemen, attenties, relatiegeschenken. (Digitaal) archiefbeheer, werken met het CRM systeem en SharePoint/Office 365. Uitvoeren van bestellingen via SRM inkoop-/SAP-systeem en reserveringen via FMIS. Op dagelijkse basis ValidSign voor de digitale ondertekening van officiële (financiële) stukken.
Voertaal: Nederlands en Engels
Software: Office 365, Outlook, Teams, Zoom, SharePoint, SRM-inkoop, SAP-systeem, FMIS-reserveringssysteem, ValidSign.

1 oktober 2006-31 december 2020
Werkgever: Onderzoeksorganisatie, regio Randstad
Functie: Event Organizer / Communicatie ondersteuner/ Management Assistant
Werkzaamheden:
Van A-Z organiseren van seminars, conferenties, expertmeetings etc., zowel in- als extern. Aansturen van extra “handjes”, zoals stagiairs en junior-assistenten. Aanspreekpunt zijn voor de (ver)huur van zalen, organisatie van vergader- en conferentiearrangementen. Opmaken van offertes en sprekersovereenkomsten, alsmede budgetbewaking en de financiële afhandeling van het event. Verantwoordelijk voor de contracten met toeleveranciers zoals hotels, cateraars, externe conferentielocaties, audiovisuele ondersteuners, fotografen etc. Bestellen van visitekaartjes, opstellen en verzenden van nieuwsbrieven en andere externe communicatie. Naast de events verzorgde ik de logistieke invulling van de sociale programma’s (werk- en sociale bezoeken in Nederland en België) en huisvesting van cursisten en docenten van de bijbehorende (diplomatieke) opleidingen.
Voertaal in het bedrijf/organisatie: Nederlands en Engels
Software: Outlook, Office 365, AFAS, Mailchimp, Zoom, Microsoft Teams.
1 november 2000-1 oktober 2006
Werkgever: Onderzoeksorganisatie, regio Randstad
Functie: Management Assistant Afdeling Opleidingen
Werkzaamheden:
Voorbereiden van de (diplomatieke) opleidingen. Regelen van reis- en verblijf voor de cursisten en de sprekers. Voorbereiden van opleiding gerelateerd cursusmateriaal. Organisatie van alle logistiek voor de opleidingen (catering, vergaderzalen, audiovisuele ondersteuning, tolken etc.). Zorgdragen voor verslaglegging en uitwerking van het afdelingsoverleg.

1998-2000
Werkgever: Technische organisatie voor petrochemie, regio Randstad
Functie: Project Assistant Oil & Gas

1992-1998
Werkgever: Business office center, regio Randstad
Functie: Management Assistent

1990-1992
Werkgever: Zakelijk reisbureau, regio Randstad
Functie: Management Assistent

1989-1990
Werkgever: Schade verzekeraar, regio Noordwest
Functie: Office Manager

1987-1989
Werkgever: Private banking, regio Randstad
Functie: Secretaresse Dealing Room & Private Banking

Referentie
Op verzoek

inschrijven

wat kunnen wij voor je doen?

Werken bij Assistant2 geeft zekerheid. Samen zoeken en vinden we de baan die het beste bij jou past. Zekerheid betekent ook dat je minimaal de eerste zeven maanden bij Assistant2 in dienst bent. En vanaf je eerste werkdag begeleiden en coachen we jou waar nodig. En voor wat je aan opleiding of vaardigheden te kort komt, zetten we samen een persoonlijk Loopbaan Ontwikkel Traject (LOT) uit. Nieuwsgierig? Meld je dan hier aan voor een vrijblijvende kennismaking.