Beschikbare

Assistants van nu en morgen.

Overzicht

Out of the box denkende Executive Assistant

regio Groot Amsterdam / Randstad

Wie is Els?
Een optimistische energieke open persoonlijkheid met doorzettingsvermogen. Kies mijn woorden zorgvuldig, loyaal, integer en met droge gevatte humor in de omgang met mensen. De verplichtingen tegenover anderen neem ik serieus en een open communicatie is belangrijk voor mij. Bij onverwachts veranderende plannen pak ik het daar waar het gewenst is op, de organisatorische of uitvoerende kant en straal daarbij rust uit maar ben tegelijkertijd energiek. Ik schep graag orde in chaotische en onduidelijke tijden, heb een goed relativeringsvermogen en rechtvaardigheidsgevoel, de verbinding maken geeft me voldoening. Opgegroeid in Brabant en hecht veel waarde aan mijn vriendschappen ook met oud-collega’s en mijn familie.

Wat wil Els bereiken?
Gedurende mijn loopbaan is een rode draad geweest om structuren aan te brengen in de steeds veranderende eisen omtrent het organiseren en documenteren van de Corporate Governance. Het uniformeren van passende overlegstructuren, uiteraard in aanmerking nemend de verschillende persoonlijke voorkeuren, vertrouwelijkheid nivo’s en de verschillende rapportage lijnen, dat bereiken geeft weer persoonlijke groei en voldoening.

Wat is je motivatie om te werken als Assistant/Ondersteuner?
Aan het begin van mijn carrière was de functie voornamelijk administratief waarbij ook toen het vooral aan jezelf lag wat je voor inhoudelijk uitdagendere werkzaamheden naar je toe kon trekken, het is nooit alleen opdrachten uitvoeren, er is altijd ruimte te vinden om met tact en door goed geïnformeerd te zijn het team of de manager nog beter te ondersteunen. Je vormt vaak een klankbord, adviserend en ondersteunend in het nemen van beslissingen ook op marketing en communicatie terrein. Professionaliteit en warmte is ‘KEY’ in dit werk.

Waarom wil Els juist werkzaam zijn voor/via Management Support Assistant2?
Assistant2 heeft het juiste netwerk en niveau Partners waarbij de gedachte dat er vanuit het karakter van de management ondersteuner gewerkt wordt mij zeker aanspreekt. Ik heb door met zoveel verschillende culturen en persoonlijkheden gewerkt te hebben een studie Psychologie Persoonlijkheidsleer gedaan, dus de basis van Assistant2 past me heel goed.

Wat doet Els in haar vrije tijd?
Privé passie: De zee en de natuur. Privé ondernemend: reizen van USA, China, Lapland tot Nieuw Zeeland. Ik hou van Italië / Rome – Italiaanse keuken, cultuur en kunst. Ik steun en ben ‘Vriend’ van het Concertgebouw en Rijksmuseum in Amsterdam – klassiek, jazz, workshops en lezingen. Sport: Tennis, golf en zeezeilen, rijden van Off-Road rally. KNGF hondenhulp.

Els is beschikbaar als Executive Assistant/Personal Assistant/Management Assistant, energiek effectief en ambitieus ‘out of the box’ meedenkende doener en brug voor CEO met medewerkers, opdrachtgevers, relaties, cliënten en management, ziet snel de groepsverhoudingen intern en met externe partijen /toezichthouders. 

Wat is Els haar droombedrijf? Binnen een ambitieus team werken geeft dynamiek, positiviteit, dat kan internationaal of nationaal zijn, daar functioneer ik het beste. Ruime ervaring in bedrijven met voertaal Engels, matrix organisaties maar zeker ook in een kleinere internationaal snel ontwikkelende organisatie waar ik zelfstandigheid krijg.

Wat is Els haar functiedoelstelling? Een zelfstandige ondersteunende rol waarbij ik in lijn met de missie en visie van de onderneming met mijn inzet en prestaties kan bijdragen aan het succes van de onderneming. Meedenken in organisatorische en uitvoerende processen geeft mij een gevoel van verbinding met bestuur en onderneming.

Vanwege privacy redenen is de naam van de kandidaat op dit cv gewijzigd.

Profiel

Opleidingen, trainingen & workshops

Opleidingen
1998  Aegon Assurantie B – Midden & Kleinbedrijf Diploma
1977  Schoevers Schoevers Instituut Diploma
1976  Engels/NL Moller Instituut Lerarenopleiding nee, wil niet lesgeven
1975  HAVO Hertog Jan College Valkenswaard Diploma

Trainingen/Workshops
Jaar 1998 – 2020
– Call center verkoop training.
– Sales trainingen Aegon Spaarbeleg – Financiële- en verzekeringsproducten.
– Effectief organiseren van Corporate Events, hospitality training.
– Interne training:
Legal, Compliance, Due diligence, Leadership support, branding, LinkedIn, Social Media effects, PowerPoint format training.
– London:
Senior Executive Assistant Development Masterclass– Dr. C. Howard 2011/2014
Business Finance English – verbal and written – Marcus Evans.
– Teaching LinkedIn:
Managing Projects with Microsoft Teams.
Project Management Foundations Communication.
Finance for Non-Financial Managers.
– VU/Hovo Psychologie Persoonlijkheidsleer–dr. Andreas Wismeijer.

Vaardigheden

Computervaardigheid
MS Office Suite/MS Office 365/Outlook/Word/PowerPoint/Excel/SharePoint/
Workday/Digi office/Declaree/IBabs/One Note/Fortress/Slack
Internal IT Applications/WhatsApp signing documents/LinkedIn/Instagram/Teams/Zoom/Persberichten -Media content Website
Lid van EGN Executive Assistant Network – bijeenkomsten / workshops om ook op de hoogte te blijven van alle digitale tips en tricks in de Executive Assistant rol.

Talenkennis
Nederlands: Uitstekend, spreekvaardigheid en schrijfvaardigheid
Engels: Uitstekend, spreekvaardigheid en schrijfvaardigheid
Duits: Uitstekend, spreekvaardigheid en schrijfvaardigheid
Frans: begrip goed

Werkervaring

1 januari 2018 – 31 december 2019
Werkgever: Vastgoedbeheerder, regio Noordwest
Functie: Personal Assistant / Executive Assistant to COO (CEO, CFO samen met collega)
Werkzaamheden:
– Complex Outlook Agenda beheer COO/ CEO en Operations, Leasing & Asset Management Team van 6, Finance Team 12, HR Team 4 en Marketing team 3.
– Personal Assistant – privé zaken voor de COO uitgezocht, uitgewerkt en geregeld. Ziektekostenverzekeringen, Belastingzaken, Stages en International school van zijn kinderen, verhuizing gezin van Nederland naar Spanje etc.
– E-mail Inbox beheren COO en prioriteit bepalen, na ‘one on one’ overleg een en ander afhandelen, declaraties, dagelijks informeren van COO, correspondentie en documenten prepareren voor meetings in het buitenland, organisatie 5 landen bezoeken in 6 dagen.
– Leasing & Asset Management internationale bijeenkomsten organiseren in Amsterdam als ook in Duitsland, Spanje en Portugal.
– Shopping Mall Managers bijeenkomst: Düsseldorf en locatie Hilton Amsterdam georganiseerd: budget monitoren, hotel reserveren, uitnodigingen, avond en dag programma bespreken en uitwerken, vervoer en vluchten, PowerPoint presentaties coördineren tussen diverse divisies en externe sprekers.
– Voor de teams vluchten boeken binnen en buiten Europa, hotel, vervoer (taxi, private drivers), diner en lunch afspraken maken, locatie en cliënten/medewerkers informeren.
– Board meetings organiseren, notuleren, correspondentie en documenten opstellen, PowerPoint presentaties maken, vergaderingen plannen met HQ Blackstone in London.
– Complex schema opstellen voor grote internationale bijeenkomsten tot 150 gasten, hotels en overnachtingen gasten, vervoer, dagprogramma, uitvoerende organisatie in hotel begeleiden.
Voertaal in het bedrijf/organisatie: Engels, grote diversiteit aan nationaliteiten
Software programma’s: Outlook, Google Suite, Zoom, Workday, Sharepoint, Declaree – onkosten management team, PowerPoint, Excel Budget controle, Digi-office CRM system, Fortress, Video conferences vergaderzalen: rechtstreeks video connectie Verizon London en Istanbul
Reden vertrek: Mijn 2-jarig contract eindigde door vertrek COO en CEO.

Deel 2016 – 31 december 2017
Werkbreak/Sabbatical – Reizen

16 juni 2016 – 15 augustus 2016
Werkgever: Financiële dienstverlener, regio Noordwest
Functie: Executive Secretary Raad van Bestuur
Werkzaamheden:
– Structureren van de werkzaamheden van het secretariaat en de overlegstructuur van de Raad van Bestuur
– Contact met DNB i.v.m. compliance afdeling die moest worden opgezet
– Gebruik van Outlook agenda bank breed invoeren.
– Notuleren vergaderingen Bestuur en management team.
– Vluchten, hotels, visa en short-stay boeken voor Senior Management Team.
– Leiding geven aan de receptie medewerkers entree van de bank.
– In samenwerking met HR een opvolgster gevonden voor het secretariaat die Nederlands en Turks kan spreken en schrijven. Engels is niet voertaal in deze organisatie en Nederlands is gebrekkig.

1 april 2015 – 30 november 2015
Werkgever: Vastgoed organisatie, regio Noordwest
Functie: Executive Assistant Managing Director/CEO
Werkzaamheden:
– Support in een complexe bedrijfsfase door reorganisatie en mogelijke overname.
– Outlook Agenda voor alle medewerkers, inclusief CEO en zijn neventaken.
– Standalone rol in kleine organisatie: facility management,
– Project verhuizen binnen WTC naar kleinere kantoorruimte georganiseerd. Hands on klus.
– HR – ziekteverzuim traject medewerker opgezet en gevolgd met ARBO dienst.
– Organisatie jaarlijkse investeerders bijeenkomst Waldorf Astoria Hotel, uitnodigingen, overnachtingen, vervoer, diner en presentatie materiaal opstellen,
– PowerPoint en Excel documenten uitwerken.
– Cadeau en aandenken meeting bedenken en bestellen.
– Reizen naar Hong Kong en USA uitwerken, afspraken plannen met cliënten en hotel, vervoer tijdens verblijf voor de CEO.

1 december 2000 – 30 november 2014
Werkgever: Financiële instelling, regio Noordwest
Functie: Executive Assistant Raad van Bestuur – CEO-CFO-CRO
Werkzaamheden:
– Het coördineren/onderhouden van alle voorkomende secretariële ondersteuning voor de CEO, CFO en CRO. Senior Management Team.
– Samenwerken/uitvoeren van opdrachten diverse externe Adviesbureaus zoals Boston Consultancy Group en Interim Board en Management Team Leden.
– Complex Outlook Agenda beheer:
Extern met cliënten en intern met Bestuur, Raad van Commissarissen en Holding en circa 1200 medewerkers.
– Structuur creëren in overleg met hoofdkantoor New York en London, planning, notuleren van overleg, documenten samenstellen, PowerPoint in format opstellen. E-mail box beheren CEO, CFO en CRO.
– Planning, afstemming en uitvoering overlegstructuren/vergaderingen Raad van Commissarissen, in overleg met HQ Amerika en HQ London, in overleg met Toezichthouders DNB schema opstellen.
– Bij overnames met veel juridische issues gewerkt waarbij samenwerken Bestuur en Legal/Compliance afdeling van grootste belang was waarbij ik overlegstructuur, overname documenten, contacten met overname partijen en advocaten kantoren, de complete due diligence, diverse Audits van interne Accountantsdienst als ook door DNB opgelegde Audits heb ondersteund.
– Vergaderstukken en Agenda opstellen, samenstellen en distribueren.
– Leiding geven aan receptie medewerkers en facility secretaresse.
– Contactpersoon NVB Bank Communicatie en Pers diensten.
– Opzetten archief van notulen, overname documenten, juridisch archief, archief documenten, zowel in hard copy als in het digitale systeem.
– End to End betrokken bij Marketing- en Event-projecten.
– Uiterst gevoelige company reorganisatie aankondigingen/bijeenkomsten georganiseerd.
– Sluiting van vestigingen door het hele land met veel persoonlijk contact met sluitende kantoren en de consequenties daarvan voor kantoor en medewerkers, brug vestigingen en bestuur.
– 12 jaar Event organisatie jaarlijkse Bank Kerstbijeenkomst voor circa 800 cliënten.

januari 2000 – november 2000
Werkgever: Financiële instelling, regio Noordwest
Functie: Executive Assistant Finance Manager/Opzetten secretariaat voor CFO

januari 1998 – december 1999
Werkgever: Verzekeringsmaatschappij, regio Midden
Functie: FRANCHISENEMER Spaarbelegger/Sales baan, advies en verkoop verzekeringen en financiële producten, lijfrentes etc.

1982-1983
Werkgever: Laboratorium, regio Noordwest
Functie: Directiesecretaresse CFO

1977 – 1982
Werkgever: Accountantskantoor
Functie: Directiesecretaresse CEO – Management & Automatisering

Referentie
Op verzoek

inschrijven

wat kunnen wij voor je doen?

Werken bij Assistant2 geeft zekerheid. Samen zoeken en vinden we de baan die het beste bij jou past. Zekerheid betekent ook dat je minimaal de eerste zeven maanden bij Assistant2 in dienst bent. En vanaf je eerste werkdag begeleiden en coachen we jou waar nodig. En voor wat je aan opleiding of vaardigheden te kort komt, zetten we samen een persoonlijk Loopbaan Ontwikkel Traject (LOT) uit. Nieuwsgierig? Meld je dan hier aan voor een vrijblijvende kennismaking.